Een webinar organiseren: overzicht tools

Digitalisering
Sportclubs
Sportfederaties

Wil je een webinar organiseren? Er zijn verschillende tools die je kan gebruiken, met elk hun features, nadelen en prijskaartje. Wij zetten 4 mogelijke tools voor je op een rijtje. Neem zeker ook een kijkje op de site van Socialware, waar je als non-profitorganisatie terechtkan voor verlaagde tarieven.

1. Teams

Teams is de vergadertool van Microsoft die gratis te gebruiken is. Er is een uitgebreidere versie beschikbaar als je een Office-licentie hebt. Om een webinar te geven met Teams, heb je twee opties. Enerzijds kan je een klassieke vergadering aanmaken en anderzijds een live-event.

Als je een Enterprise licentie hebt binnen Office 365, krijg je toegang tot Live-events binnen Teams. Om een Live-event te producen of om te presenteren heb je minstens een E1 licentie nodig. Onderstaande gegevens gaan enkel over live-events in Teams. 

Features Nadelen
  • Zit in het abonnement als je een Office 365-licentie hebt 
  • Tot 10.000 kijkers per live-event 
  • Q&A waar je zelf bepaalt welke vragen en antwoorden worden weergegeven 
  • Exportmogelijkheden (Q&A, betrokkenheid) 
  • In- en uitschakelen van opname 
  • Mensen buiten je organisatie worden vrijblijvend gevraagd in te loggen bij Microsoft, dat kan voor verwarring zorgen 
  • Geen geïntegreerde polls in live-event 
  • Presentator heeft ook een licentie nodig bij Microsoft (al dan niet in jouw omgeving) 
  • Publieke link: iedereen die de link heeft tot een live-event of vergadering kan die doorsturen

Tips 
Microsoft maakte zelf een korte introductie tot de live-events.

Prijs 
Microsoft werkt met een licentiesysteem, je hebt dus voor een webinar minstens één E1 licentie nodig. Dit is dan de persoon die naast de webinar te producen ook de webinar zal presenteren. Wil je dit spreiden, dan zal je meer dan één licentie nodig hebben. Benieuwd naar de prijzen voor non-profit?

Heb je al zo'n licentie binnen jouw organisatie, dan zit het inbegrepen in jouw abonnement en kan je er dus al gebruik van maken!

2. WebinarGeek

WebinarGeek is een tool die focust op webinars. Wat je hier betaalt, is dus enkel om webinars te organiseren.

Features Nadelen
  • In-browser toepassing, geen downloads voor kijkers en lesgever
  • Mogelijkheid om webinar vooraf op te nemen
  • Q&A met toewijzen aan moderators
  • Vooraf opladen van presentatie
  • Aanmaken van polls
  • Opname beschikbaar voor deelnemers
  • Importeren van deelnemers via .csv
  • Opmaken van registratiepagina, webinarpagina, e-mails en eindscherm
  • Unieke URL per deelnemer
  • Publieke chat zonder filter, kan chaotisch worden (deze kan echter uitgeschakeld worden)
  • Met meerdere personen presenteren kan zorgen voor verbindingsproblemen

Tips

Bekijk hier een video over het gebruik van WebinarGeek.

Prijs

Je betaalt telkens per maand, volgens een maandelijkse of jaarlijkse formule. Tot 100 deelnemers kost het €39 of €29 per maand, naargelang de formule die je kiest.

3. GoToWebinar

GoToWebinar maakt deel uit van LogMeIn, dit is onder andere het bedrijf achter LastPass en GoToMeeting. 
LogMeIn heeft redelijk wat tools en programma's ontwikkeld, die hebben veel functionaliteiten maar zijn daarom soms moeilijker in gebruik.  

Features Nadelen
  • Opname beschikbaar voor deelnemers 
  • Betalende registratie 
  • Automatische e-mails 
  • Q&A met exportmogelijkheid 
  • Importeren van deelnemers via .csv 
  • Toevoegen van Polls 
  • Relatief duur vergeleken met andere tools 
  • Gebruikers of kijkers moeten telkens iets downloaden voor ze aan de webinar kunnen deelnemen 

Tips 
Hier kan je een video terugvinden over het gebruik van GoToWebinar. 

Prijs 
De features die hierboven staan, zijn van toepassing voor de formule tot 100 deelnemers. Hiervoor kan maandelijks of jaarlijks betaald worden. Voor de goedkoopste formule tot 100 deelnemers, betaal je maandelijks €109 per maand of jaarlijks €89 per maand.  

Bekijk hier het volledige prijsoverzicht.

4. Zoom 

Zoom is een vergadertool die een ruim assortiment aan mogelijkheden aanbiedt. De prijs voor het gebruik van Zoom varieert afhankelijk van je noden of de features die je wil hebben. Hier kan je een volledig overzicht vinden van alle mogelijkheden met add-ons, vergeet niet de schakelaar te wijzigen om te wisselen tussen maandelijks betalen of jaarlijks betalen. Kijk zeker ook op de website van Socialware om voordeligere tarieven terug te vinden, die zijn tot 1/3e goedkoper!  

 Binnen Zoom kan je voor twee opties kiezen. Je kan de specifieke add-on gebruiken voor webinars. De andere optie is dat je een normale meeting inplant en alle instellingen gaat inschakelen voor een webinar (alle deelnemers muten, de optie dat ze zichzelf kunnen unmuten uitschakelen, de optie uitschakelen dat ze hun scherm kunnen delen,…) Dat laatste kan zeker werken als jouw organisatie al een abonnement heeft voor de "gewone" meetings. Je kan zeker ook overwegen de add-on voor webinars te nemen.  

De informatie die je hieronder terugvindt, gaat specifiek over de add-on. 

Features Nadelen
  • Betalende registratie (via PayPal) 
  • Live polls 
  • Q&A 
  • Chat 
  • Integratie voor Livestream met YouTube/Facebook 
  • Uitnodigen van externe presentators 
  • Automatisch aanmaken van agenda items (bvb .ics) 
  • Importeren van deelnemers via .csv 
  • Opname beschikbaar voor deelnemers 
  • Duurder vergeleken met andere tools 
  • Gebruikers of kijkers moeten telkens iets downloaden voor ze aan de webinar kunnen deelnemen 


Tips 
Hier kan je een video vinden over het gebruik van Zoom. 

 Prijs 
Je kiest voor een maandelijks of jaarlijks abonnement. Vanaf 37 euro per maand voor 100 live-kijkers of vanaf 370 euro per jaar voor 100 live-kijkers. 

Het volledige prijsoverzicht kan je hier vinden.

Ken je zelf een goede tool?

En wil je die delen? Alle input is welkom! Stuur een mailtje naar wout@vlaamsesportfederatie.be

Ook interessant
Communicatie
Enkele praktische tips om met nog meer impact online samen te komen.
Digitalisering
Mag je je leden ook schriftelijk of digitaal samenroepen? Ja, dat mag!
Digitalisering
Gaat je algemene vergadering online door, dan moet er natuurlijk ook online gestemd worden. Een overzicht van ...