De sprong naar een nieuw ledenbeheersysteem
Een goed ledenbeheer speelt een centrale rol in iedere sportfederatie. Om te professionaliseren, stond een sterk systeem hoog op het prioriteitenlijstje van Steven Thys (Peddelsport Vlaanderen) in 2019. En ook Mathias Rondou (Rugby Vlaanderen) maakte toen een overstap, net om de dienstverlening naar rugbyclubs te versterken.
Een zoektocht die je gerust een collectieve uitdaging voor sportfederaties mag noemen. De bal ging dan ook aan het rollen wanneer Steven aanklopt bij de Vlaamse Sportfederatie.
Na het startschot voor een shared traject geven nog andere sportfederaties hun interesse aan. Samen met de Vlaamse Sportfederatie verkennen ze de markt van ledenbeheersystemen, een win-winsituatie! Je hoeft als sportfederatie niet alle systemen op je eentje te analyseren, maar behoudt wel het overzicht. En iedereen kan zijn zegje doen bij het maken van de keuze.
Uiteindelijk vinden 5 federaties elkaar rond eenzelfde systeem. Peddelsport Vlaanderen kiest voor Twizzit, dat al actief is bij Rugby Vlaanderen, Skate Vlaanderen en de Koninklijke Belgische Korfbalbond - Vlaamse Liga. Even later stapt ook Sneeuwsport Vlaanderen mee in de boot.
Steven: "De kostprijs drukken lukte in eerste instantie niet. Maar we kijken niet enkel naar de harde euro's." De tijdswinst door samen het onderzoek, de voorbereiding en ontwikkelingen uit te voeren is zeer waardevol. Op vraag van de federaties startte de Vlaamse Sportfederatie meteen ook een gebruikersgroep op. "Want ook het delen van ervaringen en bezorgdheden is een grote meerwaarde," bevestigt Mathias. De gebruikersgroep is ook vandaag nog zeer actief!
Voor Mathias en Steven is het duidelijk. De gebruikersgroep brengt de deelnemende federaties dichter bij elkaar. Maar er staan meer resultaten op het palmares:
- een sterkere positie die je als groep kan innemen tegenover de IT-partner
- een succesvol format dat ook de leverancier overtuigt
- de tijd die je individueel uitspaart door samen tijd te investeren
- besparen op de uiteindelijke factuur door een paar gedeelde ontwikkelingen
- een enorme stap voorwaarts voor sportclubs, die hun administratieve last zien dalen
Ook interesse in een nieuw of ander ledenbeheersysteem?
Ledenbeheer is een verbindend onderwerp tussen sportfederaties. Via onze gebruikersgroep is een samenwerkingscultuur ontstaan. Wij vinden nu veel sneller de weg naar elkaar.”
