Gedreven coördinator

Werkgever
Jespo
Geldig tot
15.08.2022

Jespo is een laagdrempelige Antwerpse jeugdsportorganisatie. Elk schooljaar organiseren we meer  dan 50 verschillende wekelijkse sportactiviteiten over heel Antwerpen. Plezier maken en iets bijleren komt tijdens onze recreatieve sportactiviteiten altijd op de eerste plaats. Iedereen is en voelt zich welkom bij Jespo. Naast de wekelijkse sportactiviteiten organiseren we ook sportweken 
tijdens de schoolvakanties, naschoolse sportactiviteiten, sportstimulerende evenementen én scholenwedstrijden.
De Jespo-familie, die bestaat uit meer dan 400 vrijwilligers en 6 vaste medewerkers, is op zoek naar een gedreven coördinator die instaat voor de dagdagelijkse leiding en coördinatie van de vereniging. Je bent verantwoordelijk voor het strategisch, financieel en personeelsbeleid evenals de samenwerkingsverbanden met verschillende partners.

Je taken

Als coördinator werk je onder leiding van het dagelijks bestuur én in nauwe samenwerking met het Jespo-team. Je rapporteert 6-wekelijks aan Het Bestuursorgaan.

1. Coördinatie

  • Je stuurt dagelijks een team van 5 medewerkers aan via maandelijkse teamvergaderingen, wekelijks teamoverleg en persoonlijke overlegmomenten
  • Je maakt elk schooljaar een planning op met de belangrijkste activiteiten en deadlines voor de organisatie
  • Je probeert zoveel mogelijk processen te standaardiseren door te werken met neergeschreven procedures en bruikbare praktische handleidingen
  • Je bereidt de vergaderingen voor van het dagelijks bestuur, het bestuursorgaan en de algemene vergadering en zorgt voor het verslag

2. Strategisch beleid

  • Je realiseert de doelstellingen en acties uit het huidige sportbeleidsplan 2019-2024 en maakt elk jaar een concreet actieplan op
  • Je doorloopt het sportbeleidsplanningsproces met alle stakeholders met het oog op het nieuwe sportbeleidsplan 2024-2029
  • Je maakt jaarlijks een inhoudelijk jaarverslag met de belangrijkste feiten en cijfers en rapporteert tussentijds naar het bestuursorgaan
  • Je onderhoudt op regelmatige basis contacten met de belangrijkste interne en externe stakeholders én vertegenwoordigt Jespo in verschillende overlegstructuren (bijv. platform sociaal sportieve praktijken)
  • Je gaat bottom-up te werk. Doordat je weet wat er leeft op het veld door zelf actief mee te doen en/of het mee te maken, is het (strategisch) beleid maximaal afgestemd op de operationele noden
  • Je zorgt ervoor dat Jespo steeds in regel is met alle wettelijke verplichtingen (bijv. vzw-wetgeving, vrijwilligerswetgeving, enz.) en volgt relevante wijzigingen ook van nabij op
  • Je volgt de trends en ontwikkelingen van zowel de sport- als de socioculturele sector van nabij op
  • Je zorgt ervoor dat de aandacht voor participatie van kansengroepen en diversiteit verankerd blijft binnen de organisatie
  • Je bent verantwoordelijk voor het ethisch- en gezondsporten-beleid

3. Financieel beleid

  • Je maakt elk jaar een begroting op en zorgt minstens 1x per jaar voor een tussentijdse budgetcontrole (semester)
  • Je volgt de bestaande subsidies van nabij op (inhoudelijke en financiële aanvraag én verantwoording) en exploreert nieuwe subsidiemogelijkheden
  • Je volgt de boekhouding mee op en zorgt voor de verdere digitalisering en automatisering
  • Tezamen met het boekhoudkantoor zorg je voor de opmaak van de jaarrekening en het financieel jaarverslag
  • Je volgt de bestaande partnerships op en exploreert nieuwe sponsormogelijkheden 

4. Personeelsbeleid en –administratie

  • Je zorgt voor goede werkomstandigheden, een goede werksfeer, motiveert de medewerkers én coacht hen bij de uitvoering van hun takenpakket
  • Je volgt het functioneren van alle medewerkers op door middel van jaarlijkse functioneringsgesprekken en tussentijdse opvolgingsgesprekken
  • Je volgt de volledige loonadministratie op met ondersteuning van het sociaal secretariaat
  • Je volgt maandelijks de aan- en afwezigheden van je medewerkers op
  • Je stelt de jaarlijkse verlofregeling voor het Jespo-personeel op
  • Je bent verantwoordelijk voor het up-to-date houden van het arbeidsreglement 
  • Je volgt de samenwerking met de Externe Dienst voor Preventie & Bescherming op het werk op en stuurt bij waar nodig

Je wordt bij het uitvoeren van deze taken ondersteunt door de personeelsverantwoordelijke (bestuursvrijwilliger).

5. Samenwerkingsverbanden

  • Je bent verantwoordelijk voor het onderhouden en vernieuwen van bestaande samenwerkingen met o.a. sportclubs, sportinfrastructuren, scholen, hogescholen, universiteiten en andere partners. Je legt deze samenwerkingen zoveel als 
  • mogelijk schriftelijk vast
  • Je exploreert nieuwe samenwerkingen die een actieve bijdrage kunnen leveren aan het doel van de organisatie

6. Overige taken & verantwoordelijkheden

  • Tezamen met de IT-verantwoordelijke (bestuursvrijwilliger) volg je de verdere ontwikkeling van Twizzit (software ledenadministratie) op, evenals andere IT
  • aterie (bijv. softwarelicenties)
  • Je volgt klachten op en behandelt ze op een snelle en correcte manier
  • Je ondersteunt de collega’s bij de dagdagelijkse werking van Jespo en schiet hen waar nodig te hulp bij de realisatie van hun takenpakket

 

Je profiel

  • Je beschikt over één van volgende diploma’s:

– Een bachelor of master in de lichamelijke opvoeding (optie sportmanagement)
– Bachelor Sport & Bewegen
– Bachelor bedrijfsmanagement (optie sportmanagement) 

  • Je komt ook in aanmerking met een ander diploma hoger onderwijs gecombineerd met een uitgebreide interesse en/of ervaring in de (jeugd)sport. 
  • Heb je geen diploma hoger onderwijs, maar je bent er na het lezen van deze vacature van overtuigd dat jij met je elders verworven competenties (relevante ervaring) zeker in aanmerking komt? Solliciteer dan zeker ook.
  • Een blanco uittreksel van het strafregister - artikel 596.2 (contact met kinderen en jongeren)

Wat verwachten we van jou?

  • Je bent sportief en gelooft in de kracht van sport
  • Je bent een échte leider en coacht volgens het lead-by-example-principe. Jouw gedrevenheid motiveert de medewerkers én alle vrijwilligers van de Jespo-familie
  • Je bent organisatorisch sterk: plannen en organiseren is jouw ding
  • Je gaat ordelijk, systematisch en gestructureerd te werk, ook tijdens drukkere periodes
  • Je werkt proactief en denkt oplossingsgericht
  • Je bent stressbestendig en weet hoe te reageren bij conflictsituaties
  • Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden
  • Je bent vlot in de sociale omgang en kan gemakkelijk connecteren met andere mensen
  • Je hebt kennis en feeling met het Antwerpse (jeugd)sportlandschap
  • Je kan zowel alleen als in team werken
  • Je bent flexibel en bent bereid om ook ’s avonds en in het weekend te werken
  • Je beheerst de courante softwareprogramma’s (Outlook, Word, Powerpoint, Excel…)
  • Je bent iemand om op te bouwen die voluit gaat voor een aangegaan engagement

Wat zijn pluspunten?

  • Je bent onmiddellijk beschikbaar (startdatum mogelijk vanaf 1/10/2022)
  • Ervaring in de sportsector
  • Ervaring in een leidinggevende functie
  • Je beschikt over een rijbewijs B

Wij bieden

  • Een uitdagende functie in een groeiende (jeugd)sportorganisatie waarin ook jijzelf de tijd krijgt om te groeien in deze functie
  • Je komt terecht in een gemotiveerd team en Jespo-familie dat één doel voor ogen heeft: elk kind de kans geven om te kunnen sporten en veel plezier te maken
  • Een open en familiale werksfeer waarin je werkmotivatie wordt gestimuleerd
  • Voltijdse job (100% VTE) – contract onbepaalde duur
  • Je werkt op het Jespo-secretariaat (Ankerrui 9, 2000 Antwerpen) met mogelijkheid tot telewerk (1 dag per week)
  • Weddeschaal B1a (PC 329.01 – socioculturele sector). Het minimum brutomaandloon bedraagt 3.099,99 euro. Relevante ervaring wordt in rekening gebracht bij het bepalen van het brutomaandloon.
  • Extralegale voordelen (AG-hospitalisatieverzekering, laptop en smartphone ter beschikking, tussenkomst woon-werkverkeer, maaltijdcheques én volledige dertiende maand). 
  • Startdatum: vanaf 1/10/2022
Solliciteren of meer info?

Stuur je curriculum vitae (CV) en motivatiebrief ten laatste op maandag 15 augustus 2022 door naar Arne Francq via e-mail (arne@jespo.be) met in het onderwerp ‘Vacature coördinator’. Uit je motivatiebrief moet duidelijk naar voor komen waarom jij dé geschikte kandidaat bent voor deze functie (inhoud, competenties, enz.).

Ten laatste op vrijdag 19 augustus 2022 (in de avond) weet je of je bent geselecteerd of niet.

Als je geselecteerd bent, is er op dinsdag 23 augustus 2022 (tussen 14u00 en 18u00) een eerste gesprek. 

Op basis van het eerste gesprek, worden een aantal kandidaten weerhouden voor een tweede gesprek dat doorgaat op dinsdag 6 september 2022 (tussen 14u00 en 18u00).

De gesprekken kunnen niet op een ander moment georganiseerd worden. Noteer deze momenten dus alvast in je agenda van zodra je solliciteert voor deze functie.

Heb je nog vragen: 

  • Meer informatie over deze vacature bij Arne Francq (03 289 32 53 of Arne@jespo.be)
  • Leer Jespo beter kennen en surf eens naar www.jespo.be
  • Wij bieden de nodige discretie bij je interesse of sollicitatie voor deze betrekking

Wij werven aan op basis van competenties en talenten, ongeacht leeftijd, geslacht, origine, beperking, enz