Het register van gegevensverwerking

Privacy

Sportclubs

Sportfederaties

De GDPR-wetgeving bepaalt dat je sportorganisatie een register van gegevenswerking moet opmaken. Daarin hou je als verwerkingsverantwoordelijke (m.a.w. je sportorganisatie) alle verplichte informatie bij: de verwerkingsdoeleinden, de categorieën van persoonsgegevens die je bijhoudt, de ontvangers van die persoonsgegevens, enz.

Belangrijk om te weten:

Het register van gegevensverwerking moet je opmaken voor intern gebruik. Je hoeft het dus niet op te sturen naar een instantie.
Het is wel mogelijk dat de Gegevensbeschermingsautoriteit bij een controle je register wil inkijken.
Het register is een verplicht document en vormt dus één van de essentiële onderdelen van een goed GDPR-beleid.

Ga aan de slag met de tool

Gebruikte je de eerste twee tools uit het GDPR-stappenplan ('Inventaris gegevensverwerking' en 'Toetsing aan GDPR'), dan heb je al heel wat input verzameld om het register van gegevensverwerking in te vullen.

In de Exceltool 'Register van gegevensverwerking' (onderaan deze pagina bij downloads) vul je per soort activiteit die je sportorganisatie verricht (ledenbeheer, organiseren van activiteiten,…) alle gevraagde informatie in. In het eerste tabblad vind je een handleiding die je wegwijs maakt in het gebruik van de tool.

Je kan vertrekken van een lege template of van een ingevuld voorbeeld voor sportfederaties.

In het ingevulde voorbeeld staan een aantal grote verwerkingen opgenomen die typisch zijn voor een sportfederatie. Denk aan ledenadministratie, organisatie van (recreatieve) competitie, sportkaderopleiding en andere activiteiten, topsport, sportclubondersteuning, communicatie, personeels- en vrijwilligersbeheer, boekhouding en ongevalsaangiftes.

Dit is stap 4 van het GDPR-stappenplan. Doorloop alle stappen om de werking van je organisatie in kaart te brengen!

Let op!

Pas het voorbeeld zeker aan de realiteit van je sportfederatie aan. Bekijk bij elk vakje kritisch of het op je eigen organisatie op die manier van toepassing is. Pas zowel de categorieën als de tabbladen aan op basis van je eigen werking.
Zorg ervoor dat je alle gegevens uit een verwerking bijhoudt op basis van dezelfde rechtsgrond. Recente uitspraken van de Gegevensbeschermingsautoriteit wijzen op het belang daarvan. Kan dit volgens je analyse niet? Splits dan de verwerking op in kleinere subverwerkingen.

Nuttige informatie:

Download

Onze tool is geoptimaliseerd voor een Windows PC met Microsoft Excel 2007 (of hoger).

Vragen en antwoorden bij technische problemen

Document niet zichtbaar

Dit document is enkel te downloaden door personen die ingelogd zijn als ambtenaar, student, sportclubbestuurder of medewerker van een federatie die lid is van de Vlaamse Sportfederatie. Of koop een jaarlicentie aan en krijg toegang tot alle documenten en online brochures.

Aanmelden › Registreren ›