Hoe omgaan met nieuwsbrieven?

Communicatie

Privacy

Sportclubs

Sportfederaties

Verstuur je regelmatig nieuwsbrieven, dan maak je daarvoor gebruik van een mailinglijst met e-mailadressen. Zit er een naam in dat e-mailadres verwerkt, dan gaat het om persoonsgegevens en zijn de GDPR-regels van kracht! Je mag die e-mailadressen dus niet zomaar en onbeperkt gebruiken. Waar moet je rekening mee houden?

Direct marketing en promotionele mails

Om het doel van je nieuwsbrief te bepalen, moeten we eerst volgende begrippen verduidelijken:

direct marketing: het versturen van nieuwsbrieven naar een groot aantal personen valt onder direct marketing, bv. gepersonaliseerde reclameboodschappen, niet-commerciële boodschappen van een vereniging.
promotionele mails: het versturen van nieuwsbrieven met de bedoeling om promotie te maken, om aan te zetten tot de aanschaf van een product en dienst, om de groei of ontwikkeling van een onderneming te verbeteren,... valt onder promotionele mails.

Sportclubs en federaties kunnen op basis van de rechtsgrond gerechtvaardigd belang aan direct marketing doen naar aangesloten leden en klanten. Er bestaat immers een uitzondering op de toestemmingsregel, namelijk de 'soft opt-in'. Voor een soft opt-in gelden volgende elementen:

Je organisatie capteerde de gegevens zelf.
De betrokkene werd bij het verzamelen van de gegevens op de hoogte gebracht dat ze zouden worden gebruikt voor promotie.
De betrokkene heeft steeds de mogelijkheid om zich uit te schrijven.
De communicatie mag enkel om producten of diensten gaan die gelijkaardig zijn aan wat de klant reeds gekocht heeft.

Wil je je leden gezamenlijk op de hoogte brengen van de activiteiten van de organisatie? Dat mag zonder beperking, op voorwaarde dat het om informatieve mails gaat.

Combineer je met commerciële boodschappen (zoals bv. sponsors, koekjesverkoop), dan moet er hiervoor op clubniveau een akkoord zijn (neem dit bijvoorbeeld op in het huishoudelijk reglement), zodat de leden weten dat dit kan gebeuren.

Wil je bij je leden reclame maken voor een eetfestijn of koekjesverkoop? Dat is geen soortgelijk product of dienst, vergeleken met het lidmaatschap. Je mag dus niet zomaar een bericht versturen. Mailinglijsten gebruiken voor puur promotionele nieuwsbrieven, kan je slechts met toestemming van de geadresseerde.

Moet je toestemming vragen voor het versturen van nieuwsbrieven?

Dat is afhankelijk van de rechtsgrond op basis waarvan je de nieuwsbrief wilt sturen. De GDPR vermeldt 6 rechtsgronden om gebruik te maken van persoonsgegevens. Als het gaat om nieuwsbrieven is dit eerder beperkt tot volgende 3 rechtsgronden:

gerechtvaardigd belang
contractuele grond (uitvoering overeenkomst)
vrije toestemming

Vlaamse Sportfederatie ondersteuning voor sportclubs en federaties

In sommige situaties zal je steeds toestemming moeten vragen. Zeker wanneer je je nieuwsbrieven richt aan niet-leden of niet-deelnemers. Voor hen kan je de andere rechtsgronden niet gebruiken.

De toestemming moet actief, duidelijk en uit vrije wil gegeven worden. Dat kan gebeuren met een vinkje (dat de ontvanger zélf moet aanklikken, dus geen vooraf aangevinkt vakje!). Hou er rekening mee dat de toestemming altijd ingetrokken kan worden en dat je daar als organisatie dan ook gevolg moet aan geven.

Bewaak ook de doeleinden waarvoor je toestemming gevraagd hebt. Je mag dus niet plots omwille van andere doeleinden nieuwsbrieven uitsturen.

Hoe vraag je op een correcte manier een toestemming?

1. Via een aansluitingsformulier

Een veelgebruikte manier: wanneer iemand zich aansluit bij je sportclub of sportfederatie, zal die allerlei gegevens moeten doorgeven. Vraag op dat moment ook naar de toestemming voor mailcommunicatie. Dat kan zowel digitaal als op papier gebeuren.

Zo kan je bijvoorbeeld, wanneer je vraagt naar het e-mailadres van de persoon, ook een aanvinkvakje voorzien voor de nieuwsbrief. Let er wel op dat het vakje leeg is, en de sporter dit zelf actief moet aanvinken. Alleen zo krijg je een geldige toestemming. Bewaar de formulieren goed, want dit is je bewijs dat je toestemming hebt ontvangen.

2. Via een webformulier met single opt-in

Single opt-in is technisch een eenvoudige manier: je geeft je gegevens door in een webformulier en daarna ben je ingeschreven.

Maar net in die eenvoud schuilt een probleem. Want je kan als organisatie niet zeker zijn dat de persoon zelf de inschrijving deed. Niemand mag in naam van een ander een toestemming geven. Je hebt in deze situatie dus geen sluitend bewijs.

Single opt-in kan je dus beter vermijden. Tegenwoordig voorzien mailplatformen sowieso een optie double opt-in, zonder dat het meer werk vergt van je sportorganisatie.

3. Via een webformulier met double opt-in

Double opt-in betekent dat je in 2 stappen moet inschrijven. Na het invullen van het webformulier ontvang je een e-mail met de vraag om je inschrijving via een link te bevestigen.

Dit heeft voordelen: