Afbeelding
Aan de slag met je clubstructuur
Basketbal is booming. En ook basketbalclub Avanti Brugge Dames is in volle groei. Het bestuur bestond enkele jaren geleden uit 8 leden, maar alle taken kwamen steeds op dezelfde schouders terecht. Niet langer haalbaar, zo bleek het.
Herkenbaar? Avanti Brugge Dames besloot te werken aan hun clubstructuur en verder te professionaliseren. Ze stapten hierbij ook in een Clubgrade-traject. Met mooie resultaten als gevolg. We gingen even praten met Leen Haerens, bestuurslid bij Avanti Brugge Dames.
Traject
Leen: We merkten een grote kloof tussen bestuur en de leden, ouders, vrijwilligers, coaches. We wisten dikwijls niet wat bij elkaar achter de schermen gebeurde. Er kwamen misverstanden in de communicatie en er waren vooral te weinig handen & tijd voor teveel taken. Bovendien gaven heel wat vrijwilligers aan taken te willen opnemen, maar dat ze hier niet altijd het mandaat voor kregen. Het was tijd om enkele zaken professioneler aan te pakken.
Evolutie naar cellen
Leen: Zoals bij veel clubs bestond ons bestuur uit een aantal functies die telkens door één persoon werden ingevuld. Zo was er een voorzitter, ondervoorzitter, een verantwoordelijke voor het financiële, het sportieve, media en secretariaat. Binnen het financiële was er ook één persoon verantwoordelijk voor sponsoring en was er ook een cel evenementen.
We zijn geëvolueerd naar een cel per functie zodat elke functie door meerdere personen wordt gedragen. Er is een kernbestuur van vier personen en de cellen daarrond werken autonoom. Elke cel heeft een hoofdverantwoordelijke en minstens vier medewerkers.
Hierdoor zijn er veel meer mensen betrokken bij de werking van het bestuur. Dat bevordert ook de communicatie naar ouders, vrijwilligers, spelers, coaches...
Als bestuur kozen we er ook voor om een specifieke cel op te richten die zich bezig houdt met communicatie. Die was er vroeger niet.
Daarnaast riepen we een jeugdraad in het leven. Deze wordt getrokken door speelsters uit de eerste ploeg en U19 teams. Hun taak voor komend seizoen is een activiteit organiseren die onze jongste speelsters met de eerste ploegen in contact kan brengen. Zo willen we meer verbondenheid creëren tussen de eerste ploegen en de jeugdteams. Ze bezorgden ons al leuke en creatieve ideeën.
Nieuw organogram
Op een bestuursvergadering tekenden we dan het nieuwe organogram uit. Per cel zochten we een hoofdverantwoordelijke. Samen met deze personen bepaalden we een aantal kerntaken per cel.
In april 2023 hielden we infosessies voor ouders in functie van het nieuwe seizoen. Daar stelden we de nieuwe cellen voor met een aantal in te vullen plaatsen. Ouders die interesse hadden om zich te engageren konden contact opnemen met de hoofdverantwoordelijke van de cel. De contactgegevens werden ook ter beschikking gesteld.
Voor de sportieve cel betekende dit bijvoorbeeld dat we nog iemand zochten die de peanuts tornooien (beginnende baskettertjes t.e.m. 8 jaar) wilde organiseren. We zochten ook iemand die de jeugdtornooien op zich wilde nemen, iemand voor de jeugdstages en iemand die de scheidsrechters wilde opvolgen... Na de infosessie kregen we heel wat positieve respons op onze oproep.
Binnen onze club is er heel veel know-how aanwezig die we nog niet ten volle benutten. Verschillende openstaande functies werden ondertussen ingevuld.
Kun je dit allemaal zelf doen?
Leen: Je kunt dit als club zelf doen uiteraard, als je kennis in huis hebt. Hiervoor kun je ook aan de slag met de concrete tip en het handige werkboekje vanuit de Vlaamse Sportfederatie.
Maar wij hebben concrete begeleiding gevraagd aan de Vlaamse Sportfederatie. Wij volgden het Clubgrade traject waar ouders, speelsters, bestuursleden, vrijwilligers en coaches samen nadenken over de werking van de club en wat nodig is om de club richting de toekomst te versterken.
Dit bleek een grote meerwaarde te zijn en creëerde gedragenheid in de verschillende geledingen om de veranderingen door te voeren. De pijnpunten en sterke punten die naar boven kwamen uit dit traject vormden de basis voor het veranderingstraject. Het werd al heel snel duidelijk dat we onze structuur moesten aanpassen om in te kunnen spelen op de vragen die in het Clubgrade-traject naar boven kwamen.
Afbeelding
Welke tips geef je andere clubs mee?
Leen: "Communiceer veel en transparant binnen je club. In en rond de club zit heel wat expertise. Door een goede en transparante communicatie kan je mensen warm maken om zich te engageren voor de club."
Wij communiceerden bijvoorbeeld heel transparant over de financiële situatie van de club. "Hoeveel geld is er nodig? Waar komt het geld vandaan? Waarvoor wordt het gebruikt?" Deze infosessies werden door ouders sterk geapprecieerd.
Drempels
Leen: De drempels die we nu ervaren hebben betrekking op de opvolging van de werking van de cellen en de communicatie tussen de cellen.
De cellen werken autonoom, maar vaak houden ze ook verband met elkaar. Hoe we deze cellen op een goede manier moeten lanceren en met elkaar laten communiceren, is de volgende uitdaging. We zetten nu een goede structuur op om de communicatie tussen de cellen vlot te laten verlopen. Het kernbestuur neemt momenteel deze rol op.
Resultaat
We zijn net gestart in onze nieuwe structuur (mei 2023). Eén belangrijk resultaat is dat de betrokkenheid veel groter is bij het leiden van de club. Oorspronkelijk waren er 8 mensen die de leiding namen. Dit is nu uitgebreid naar een 20-tal mensen die verschillende taken opnemen.
- Teamlid Xavier is heel sterk in IT en het beheren van administratieve processen. Hij heeft de ledenadministratie en inschrijvingen voor sportkampen kunnen optimaliseren.
- De sponsorcel is uitgebreid van 1 naar 4 personen waardoor we sneller op de bal kunnen spelen.
- Teamlid Dave engageert zich om scheidsrechters op te leiden.
- Er is een afzonderlijke cel vrijwilligers die wordt aangestuurd door Patrieck. Hij is nieuw in ons bestuur en heeft beroepshalve ervaring met het aansturen van vrijwilligers.
- Niki is verantwoordelijk voor de sportieve coördinatie van de bovenbouw.
- Coach Nathalie is de nieuwe head coach. Zo halen we heel wat expertise binnen halen in de club en zetten we de volgende stappen om onze sportieve ambities waar te maken.
- ...
Communiceer veel en transparant binnen je club. In en rond je club zit heel wat expertise. Door een goede en transparante communicatie kan je mensen warm maken om zich te engageren.
Leen Haerens
Bestuurder basketbalclub Avanti Brugge Dames
