Bewakingscamera's in je sportclub

Privacy
Sportclubs
Sportfederaties

Wil je bepaalde delen van je sportclub beveiligen, bijvoorbeeld door middel van camera's? Dat kan, maar niet zomaar. Je maakt immers opnames en moet rekening houden met de 'camerawet'. Ook de wet voor gegevensbescherming mag je niet uit het oog verliezen.

Een bewakingscamera is "elk vast, tijdelijk vast of mobiel observatiesysteem dat beelden maakt met als doel de bewaking en het toezicht van plaatsen". Volgens de camerawet (21 maart 2007) zijn er 3 opties om camera's te plaatsen: 

  1. een niet-besloten plaats: dat is iedere plaats die vrij toegankelijk is voor het publiek en dus niet is afgebakend. Bijvoorbeeld: openbare weg, gemeenteplein, een niet-afgesloten park.
  2. een besloten plaats die toegankelijk is voor het publiek: dat is elk gebouw of afgebakende plek waar het publiek gebruik van maakt. Bijvoorbeeld: een sportzaal, een kantine.
  3. een besloten plaats die niet voor het publiek toegankelijk is: dat is elk gebouw of afgebakende plek die uitsluitend bestemd is voor de gewoonlijke gebruikers. Bijvoorbeeld: een woning, een fabriek.
Afbeelding
bewakingscamera

Heel wat sportaccommodaties zullen onder de tweede definitie vallen. Welke stappen moet je volgen als je bewakingscamera's plaatst? We lijsten het hieronder voor je op.

Aangifte en pictogrammen 

Plaats je camera's, dan moet je dat allereerst meedelen aan de politiediensten. Dat doe je uiterlijk de dag vóór je de camera’s in gebruik neemt. Doe makkelijk aangifte via de website: www.aangiftecamera.be. Ook als je later iets verandert, deel je dat op die manier mee. Lees hier meer uitleg over de aangifte.

Je zal ook pictogrammen moeten plaatsen die aangeven dat er camera’s aanwezig zijn. Plaats de pictogrammen bij of op de deur van de ruimte die gefilmd wordt. Bekijk hier alle specificaties van het pictogram. Een officiële versie van het pictogram kan je hier downloaden, maar vergeet niet volgende -specifieke- vermeldingen toe te voegen:

  • "camerabewaking - Wet van 21 maart 2007"
  • de naam van de persoon (natuurlijk of rechtspersoon) die verantwoordelijk is voor de verwerking, en indien van toepassing: zijn of haar vertegenwoordiger, bij wie de betrokken personen de GDPR-rechten kunnen uitoefenen
  • het postadres, e-mailadres en het telefoonnummer van de verantwoordelijke
  • de contactgegevens van de Data Protection Officer (zie ook kader hieronder)
  • de website, waarop je informatie publiceert over de camerabewaking (bewaringstermijn, hoe GDPR-rechten uit te oefenen, ...) Dit kan opgenomen zijn in de bestaande privacy notice.

De verwerkingsverantwoordelijke is verplicht om een register met beeldverwerkingsactiviteiten bij te houden. Dit kan je via het GDPR-verwerkingsregister.

Waarvoor mag je de beelden gebruiken?
Je mag de beelden alleen live bekijken om onmiddellijk te kunnen ingrijpen bij een misdrijf, schade, overlast of verstoring van de openbare orde. De beelden opnemen mag alleen om bewijzen te verzamelen van overlast, een misdrijf en veroorzaakte schade, en om daders, getuigen en slachtoffers te kunnen opsporen. Als je de beelden niet nodig hebt voor één van deze redenen moet je ze na maximaal één maand verwijderen.

Wie mag de beelden bekijken?
Enkel de verwerkingsverantwoordelijke heeft toegang tot de beelden. Die verantwoordelijke, of de persoon die onder zijn gezag handelt, zorgt ervoor dat de toegang tot de beelden beveiligd is tegen onbevoegden. Wie toegang heeft tot de beelden heeft een discretieplicht omtrent de persoonsgegevens die de beelden opleveren.

Wat mag je niet filmen?
Je bewakingscamera’s mogen geen beelden opleveren die de intimiteit van een persoon schenden of erop gericht zijn om gevoelige informatie te krijgen, bijvoorbeeld religieuze of seksuele informatie.

Welke rechten heeft een gefilmd persoon?
Iedereen die gefilmd is heeft recht op toegang tot de beelden. Hij of zij moet dan wel een gemotiveerd verzoek indienen bij de verantwoordelijke voor de verwerking.

Camera op de werkvloer?
Voor camerabewaking op de arbeidsplaats gelden specifieke arbeidsrechtelijke regels (cao nr. 68). Contacteer hiervoor je sociaal secretariaat.

Meer info over dit thema?
Ga naar de website van Binnenlandse zaken: www.besafe.be/nl/veiligheidsthemas/camera.

Het GDPR verwerkingsregister
Gezien deze beelden aanzien worden als persoonsgegevens, is het in elk geval noodzakelijk deze verwerking te beschrijven in het GDPR-verwerkingsregister. Daarbij zal je zoals wettelijk voorzien de beelden, indien ze opgenomen worden, niet langer dan 1 maand mogen bijhouden.

Privacy notice
Net zoals de vermelding in het verwerkingsregister, zal het nodig zijn de nodige informatie op te nemen in de privacy notice van de sportorganisatie. Dit kan door deze verwerking rechtstreeks mee op te nemen in de tekst waarin ook de andere verwerkingen beschreven worden, of door een afzonderlijke tekst te voorzien voor de camerabewaking. Op die manier wordt de leesbaarheid, zowel voor bezoeker als medewerkers, groter.

Wanneer is een DPO aanstellen omwille van camerabewaking noodzakelijk?
De GDPR verplicht de verantwoordelijke voor de verwerking in een aantal gevallen om een DPO aan te stellen. "Regelmatige en stelselmatige observatie op grote schaal van de betrokkenen" is daarbij een van de gevallen waarvoor het aanstellen van een DPO verplicht is.
Camerabeelden vallen daarbij onder de noemer observatie. Het begrip "grote schaal" is echter moeilijker qua interpretatie: er is een groot verschil tussen een bewakingscamera van een opslagruimte en de bewakingscamera's van de een groot stadion. Waar de grens ligt tussen deze twee, is niet zo duidelijk. 
Als er een DPO is aangesteld, moet het pictogram duidelijk aangeven hoe deze te contacteren (e-mail).

Extra uitleg door de gegevensbeschermingsautoriteit:

Ook interessant
Privacy
Informeer op een een beknopte en gemakkelijk toegankelijke vorm de betrokkenen over de verwerkingen van ...
Privacy
Beschrijf je verwerkingen in het verwerkingsregister. Het vormt voor een groot deel de documentatie van je ...
Privacy
Wanneer ben je verplicht een DPO aan te stellen voor jou organisatie?