Model privacyverklaring

De GDPR-Verordening verplicht de gegevensverantwoordelijke om, overeenkomstig het transparantieprincipe, op een beknopte, open, begrijpelijke en gemakkelijk toegankelijke vorm én in duidelijke en eenvoudig taal, de betrokkene te informeren over volgende zaken:

• Welke gegevens worden verwerkt?
• Waar verzamelt je sportfederatie de gegevens?
• Waarom worden de gegevens bewaard?
• Wie verwerkt buiten je organisatie de gegevens?
• Wie krijgt de gegevens?
• Wat wordt precies hoe, waar en hoelang bewaard?
• Hoe worden je gegevens beveiligd?
• Hoe zorg je voor de uitoefening van de rechten van betrokken personen?

Deze informatie wordt verplicht gebundeld in een privacyverklaring die op de website van de sportfederatie wordt gepubliceerd.

Je kan vanuit andere documenten (zoals een lidmaatschapsformulier, deelnemersinschrijving, enz.) via een korte verklaring verwijzen naar de uitgebreide privacyverklaring. Vermeld in de verkorte verklaring wel welke gegevens je voor die actie (bv. een ledenregistratie) opvraagt en hoe je ze beschermt en bewaart. Je kan ook direct verwijzen naar de volledige tekst.

Een privacyverklaring moet niet goedgekeurd worden. Het gaat om eenzijdige verklaring van een organisatie waarin ze bepaalt hoe er met de persoonsgegevens zal worden omgegaan. Enige uitzondering hierop is de verwerking van gegevens op basis van de rechtsgrond toestemming.

Het is belangrijk om op te merken dat de informatie proactief moet verstrekt worden. Je sportfederatie dient de privacyverklaring dus te bezorgen vooraleer de persoonsgegevens verwerkt worden.

In deze tool vind je een model dat je kan aanpassen naar de noden van je sportfederatie. Stem de inhoud van je privacyverklaring goed af op je register van verwerkingsactiviteiten.