Doorgifte ledengegevens in subsidiedossiers

Privacy
Sportclubs

Bij het indienen van een subsidiedossier vraagt een subsidieverlener dikwijls veel gegevens op. Die zijn nodig om de voorwaarden te controleren en het toegekende bedrag te bepalen.

Soms wordt daarbij een ledenlijst als bijlage gevraagd.
Maar mag dat? En zijn er alternatieven mogelijk?

De invoering in 2018 van de GDPR (of AVG) privacy wetgeving, vraagt ons kritisch te kijken naar alle bestaande gegevensstromen. Vanuit Privacy standpunt moeten we sindsdien steeds kijken naar wat effectief nodig is om het doel te bereiken, en ons beperken tot het doorgeven van het minimum aan gegevens dat daarvoor nodig is. Ledenlijsten doorgeven is daarom meestal niet nodig.

Veelal wordt deze lijst opgevraagd voor het bepalen van het aantal leden uit de gemeente, of aantal jeugdleden en senioren.

Deze informatie kan ook makkelijk via een attest van de federatie opgevraagd worden. Een aantal federaties hebben hiervoor reeds een standaard document waarop deze cijfers te vinden zijn. Bij zo'n attest kan dan de ledenlijst achterwege gelaten worden.

Daarnaast bevestigd dit attest dat deze leden effectief zijn aangesloten via de sportfederatie en genieten van de nodige verzekeringen.

Hieronder kan je een voorbeeldje vinden van hoe een  federatieattest er kan uitzien.

Aansluitingsattest

Met dit attest verklaart <naam federatie> dat <naam sportclub> en haar leden reglementair zijn aangesloten bij <naam federatie> in het kalenderjaar 2024 en verzekerd zijn via <naam verzekeraar en polisnummer>.

Bijgevolg zijn voornoemde club en haar leden verzekerd voor burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen, zoals voorgeschreven in de voorwaarden die de Vlaamse Overheid via Sport Vlaanderen oplegt.

Statistische gegevens over de aangesloten leden:

Postcode Man
-18
Man
18-55
Man
55+
Vrouw
-18
Vrouw
18-55
Vrouw
55+
Totaal
9000 10 20 5 15 29 6 85
9050 5 2 3 7 15 4 36
... ... ... ... ... ... ... ...
Totaal 15 22 8 22 44 10 121

Namens <naam federatie>

<contactgegevens>

Enkele tips

  • In sommige gevallen is er echter decretaal bepaald dat ledenlijsten wel moeten aangeleverd worden in een welbepaalde vorm, zoals in de rapportering van federaties voor hun erkenning;
  • Vraag bij het doorgeven van ledengegevens steeds na waarvoor deze gebruikt worden. Misschien kan een attest zoals hierboven volstaan, om hetzelfde doel te bereiken;
  • Wees steeds waakzaam bij het doorgeven van gegevens over leden. Meestal kan je hetzelfde doel bereiken zonder persoonsgegevens door te geven.
  • Moeten er toch gegevens doorgestuurd worden? Volg dan de aanbevelingen op om dat op een veilige manier te doen.
Afbeelding
damesploeg waterpolo
Ook interessant
Privacy
Hoe zorg je dat gegevens veilig opgeslagen zijn?
Privacy
Er is iets fout gelopen met de persoonsgegevens in de sportorganisatie. Wat nu?