Waar gebruikt de sportsector het rijksregisternummer?

Privacy
Vzw
Werkgevers
Sportclubs
Sportfederaties

In een aantal situaties verwerk je als sportorganisatie het rijksregisternummer (RRN) van je sporters, medewerkers of vrijwilligers. Denk maar aan publicatie in het Staatsblad of het UBO-register, het afleveren van een fiscaal attest voor een sportkamp, de rapportering aan Sport Vlaanderen, ...  Maar mag dat wel?

 

Belangrijk weetje: de privacyregels verschillen per situatie! Vraag je iemands rijksregisternummer op, dan kan je dat enkel maar voor een specifiek doel gebruiken. Hieronder schetsen we per situatie de geldende privacyregels en krijg je een praktische leidraad mee. Natuurlijk toets je die steeds af aan de specifieke situatie en de praktijk binnen je organisatie.

Tip: download helemaal onderaan de pagina een praktische samenvatting!

Benieuwd naar meer achtergrondinformatie? Lees dan ook 'Wat zijn de regels om het rijksregisternummer te gebruiken?'

Afbeelding
twee vrouwen klimmen indoor

Publicatie in staatsblad, UBO-register, Dimona, …

Je bent als organisatie wettelijk verplicht om het rijksregisternummer te gebruiken wanneer je een tewerkstelling doorgeeft (de Dimona-aangifte) of informatie bezorgt over je bestuurders in de publicatie in het staatsblad of het UBO-register.

We raden je aan om:

  • het aantal betrokkenen bij deze gegevensverwerkingen te beperken
  • het RRN enkel beschikbaar te houden voor dit verplicht gebruik
  • in je verwerkingsregister het gebruik van het RRN te isoleren door deze verwerkingen als afzonderlijke verwerking te beschrijven (bv. geen groepering maken met je ledenbeheer)

Bewaar iemands rijksregisternummer nooit langer dan nodig. Voor documenten van werkgevers geldt meestal een bewaartermijn van 5 jaar na einde contract. Voor de publicatie van statuten en de registratie in het UBO-register kies je best voor een bewaartermijn van 7 jaar na afloop van het mandaat. Die termijn stemt overeen met de periode waarin je organisatie mogelijk verantwoording moet afleggen (boekhouding, fiscaliteit, …).

Respecteer deze bewaartermijn heel nauwkeurig. Nadien moet je de gegevens vernietigen. Behoud je de documenten toch ergens in het archief? Zorg dan voor een correcte beperking van de gegevens.

FOD Financiën: fiscaal attest voor kinderopvang

Als organisator van sportkampen kan je ouders van deelnemende kinderen helpen besparen door een fiscaal attest uit te reiken. Je gebruikt daarvoor een verplicht modelformulier, waarop je ook het RRN moet invullen.

We raden je aan om:

  • het aantal betrokkenen bij de gegevensverwerking te beperken
  • het RRN enkel beschikbaar te houden voor dit verplicht gebruik
  • in je verwerkingsregister het gebruik van het RRN te isoleren door deze verwerkingen als afzonderlijke verwerking te beschrijven (bv. geen groepering maken met je ledenbeheer)

In deze situatie geldt een bewaartermijn van 7 jaar na kalenderjaar*. Dat is even lang als de bewaartermijn voor je boekhouding en fiscaliteit. Respecteer deze bewaartermijn heel nauwkeurig. Nadien moet je de gegevens vernietigen. Behoud je de documenten toch ergens in het archief? Zorg dan voor een correcte beperking van de gegevens.

* op basis van artikel 315, 3de lid, Wetboek inkomstenbelastingen 1992

Rapportering aan Sport Vlaanderen

Als sportfederatie ben je verplicht om een ledenbestand bij te houden. Iedere aangesloten sporter moet daarin een uniek identificatienummer krijgen. Je kan gebruikmaken van het rijksregisternummer, maar dat is geen verplichting.

Het is dus aan je federatie zelf om te beslissen hoe je de rapporteringsplicht invult. Wij werkten 4 concrete scenario’s uit voor de identificatie van de sporters, elk met hun eigen aandachtspunten. 

  1. Gebruik van het RRN, ingezameld door sportclubs
  2. Gebruik van het RRN, ingezameld door de sportfederatie
  3. Gebruik van het ID-card nummer
  4. Gebruik van een ander identificatienummer

Let op: het decreet voor de georganiseerde sportsector geeft je enkel een machtiging om het RRN te gebruiken voor rapportering aan Sport Vlaanderen. Andere verwerkingen (bv. competitievergunning, lidnummer, identificatie op wedstrijdblad, toekenning van gordel, graad of niveau, …) mag je er niet mee doen!

Afbeelding
Vliegtuig

Overstappen naar een ander systeem is mogelijk. Mogelijk zal Sport Vlaanderen eenmalig een rapportering vragen met zowel het oude als het nieuwe identificatienummer, om de continuïteit in de gegevensverwerking mogelijk te maken. Afhankelijk van het gekozen scenario zal je als sportorganisatie een Data Protection Officer (DPO) moeten aanstellen. Meer info daarover kan je lezen op onze pagina Evaluatie verplichting DPO.

Ongeacht het gekozen scenario, raden we je aan om:

  • het aantal betrokkenen bij deze gegevensverwerking te beperken
  • de keuze van het scenario en de daarbij horende verplichtingen te documenteren en beargumenteren

Wil je hulp bij je analyse? De Vlaamse Sportfederatie helpt je via begeleiding om dit aan te pakken.

Beperk ook de bewaartermijn. Het decreet schrijft voor dat je de gegevens in het ledenbestand minstens tot 1 jaar na het einde van het lidmaatschap moet bijhouden. Afhankelijk van de situatie wordt 2 jaar dikwijls als een te verantwoorden bewaartermijn gezien. Gebruik je het RRN? Hou er dan rekening mee dat het decreet slechts een bewaartermijn van 1 jaar na einde lidmaatschap voorziet voor dit nummer. 

Nadien moet je de gegevens vernietigen. Behoud je de documenten toch ergens in het archief? Zorg dan voor een correcte beperking van de gegevens.

Specifieke verwerkingen, toegewezen aan de federatie

In enkele andere specifieke situaties (bv. vaarbrevet, schietvergunning, stadionverbod, …) zal je sportorganisatie ook verplicht het rijksregisternummer moeten gebruiken.

We raden je aan om:

  • het aantal betrokkenen bij deze gegevensverwerking te beperken
  • het RRN enkel beschikbaar te houden voor dit verplicht gebruik
  • een Data Protection Officer (DPO) in te schakelen. Die kan je ook helpen met de analyse. Je kan hiervoor intekenen op ons aanbod DPO as a Service.
  • in je verwerkingsregister het gebruik van het RRN te isoleren door deze verwerkingen als afzonderlijke verwerking te beschrijven (bv. geen groepering maken met je ledenbeheer)

Bepaal heel nauwkeurig de bewaartermijn en respecteer die ook. Voor elke (federatiespecifieke) situatie zal de termijn verschillend zijn. We kunnen er dus ook geen algemene aanbeveling over geven. Wil je hulp bij je analyse? De Vlaamse Sportfederatie helpt je via begeleiding om dit aan te pakken.

Alles nog eens op een rijtje?

We geven je in een beknopt overzicht nog eens alle gegevensverwerkingen, met telkens de analyse. 
Benieuwd naar meer achtergrondinformatie? Lees dan ook 'Wat zijn de regels om het rijksregisternummer te gebruiken?'

Ook interessant
Privacy
Beschrijf je verwerkingen in het verwerkingsregister. Het vormt voor een groot deel de documentatie van je ...
Privacy
Wanneer ben je verplicht een DPO aan te stellen voor jou organisatie?
Privacy
Wat is voor jou het beste scenario om je sporters uniek te identificeren?