Good practices uit beleidsplanningsproces

Beleidsplan

Sportfederaties

Geïnspireerd door andere federaties geraken? We delen graag enkele good practices van federaties voor verschillende fases in het beleidsplanningsproces.

Ook een good practice die je graag wenst te delen? Met veel plezier delen we het! Neem contact op met lisa@vlaamsesportfederatie.be

MEER GEDRAGENHEID EN GEDEELDE VERANTWOORDELIJKHEID
Taskforce
De taskforce beleidsplanning bij Fros bestaat uit 4 personen, die zorgen voor de algemene planning en opvolging van de verschillende fases.

5 thema's
Op basis van de missie en visie, het nieuwe decreet (met grote wijzigingen voor multisportfederaties) en het vorige beleidsplan werden 5 thema's afgebakend. Deze vormen de rode draad binnen het verdere proces. Een Miro-board werd gebruikt om per thema de ideeën te visualiseren.

Themagroepen met trekker
Voor elk thema werd - op basis van de voorkeuren van alle medewerkers - een werkgroep samengesteld en een trekker aangeduid. Deze themagroepen volgen de algemene planning en het aangereikte kader met opdrachten (wat, hoe, doel, deadline). De werkmomenten kunnen per themagroep zelf ingepland worden.

Beleidstweedaagse
In het najaar van 2023 ging het volledige team op beleidstweedaagse op een inspirerende locatie. De werksessies
werden afgewisseld met enkele toffe teambuildingsactiviteiten.

Micha Vanlessen, Sport Manager Fros: "Doordat alle medewerkers worden betrokken en een verantwoordelijkheid binnen de themagroepen opnemen, creëren we meer gedragenheid voor de richting die we als federatie willen uitgaan"

TEAMWORK MAKES THE DREAM WORK!
Het beleidsplanningsteam van Voetbal Vlaanderen bestaat uit een 10-tal mensen, inclusief de voorzitter van het bestuursorgaan en de coördinator van elk departement. De coördinator en secretaris van het beleidsplanningsteam zorgen voor de correcte opvolging van opmaak, implementatie en monitoring. (zie afbeelding hiernaast).

Beleidsplanning
In een 7-tal sessies met dit beleidsplanningsteam werd het proces doorlopen om tot het beleidsplan te komen. Voor elk beleidsdomein stond een beleidsdomeinteam in voor een uitgebreide interne en externe bevraging om nadien een SWOART-analyse uit te voeren en de doelstellingen en acties te formuleren. De betrokkenheid van het volledige team was dus zeer groot.

Implementatie en monitoring
Op regelmatige basis werd/wordt per beleidsdomein samen gezeten om concreet alle acties te implementeren en op te volgen. Daarnaast werd/wordt 2 keer per jaar met het beleidsplanningsteam samen gezeten, waarbij elk domein de opvolging aantoont. Targets en resultaten worden via het meetplan en acties via luik 2 opgevolgd. Luik 2 werd tot een gebruiksvriendelijke tool in eigen huisstijl, met allerlei functies en slicers omgetoverd (zie afbeelding hiernaast). Zo kan de vooruitgang van alle acties van de verschillende beleidsdomeinen vlot opgevolgd worden.

BOEIEN - BINDEN - BOUWEN
Rugby Vlaanderen bouwde hun beleidsplan op in 3 pijlers. Binnen elke pijler zijn verschillende projecten uitgeschreven om de ultieme doelstelling van 10.000 leden te realiseren.

Boeien - heeft als doel om meer mensen te laten kennismaken met rugby. Ze willen hen boeien door de rugbysport en de cultuur van rugby.
Binden - heeft als doel om de leden te binden aan rugby. Ze willen rugbyspelers langer houden in de sport, ook al is het competitieve rugby misschien niet meer voor hen.
Bouwen - heeft als doel om bestaande clubs te ondersteunen en nieuwe clubs te bouwen!

De vertaling/visualisering van het beleidsplan wordt zo duidelijk en richtinggevend naar alle stakeholders. Meer lezen hierover kan op deze webpagina.

THINK TANK
Jaarlijks in januari organiseert Rugby Vlaanderen ook hun think tank met personeel en bestuur. Op vrijdag worden de cijfers en gegevens doorgenomen, om op zaterdag de strategie rond bepaalde thema's te (her)evalueren.

Bij de opmaak van een nieuwe beleidsplan wordt daar ook een zondag aan gekoppeld om de beleidsuitdagingen en strategische doelstellingen vast te leggen.

Mathias Rondou - directeur Rugby Vlaanderen: Door eenmalig gas te geven tijdens één intens weekend in het jaar met de bestuurders en personeel, merken wij dat tijdens het jaar de neuzen veel meer in dezelfde richting staan. De tijdsinvestering gedurende dat weekend wordt doorheen het jaar ruimschoots goed gemaakt.

CLUB- EN LEDENBEVRAGINGEN
Tennis en Padel Vlaanderen schakelde voor de bevragingen van hun leden en clubs een extern bureau in. De bevragingen gebeurden vroegtijdig (2019) binnen hun beleidsplanningsproces. Er was aandacht voor een sterke segmentering en de invultijd werd tot 15 à 20 minuten beperkt. Hierdoor bereikten ze maar liefst 7.800 leden en 219 van de 443 clubs.

De resultaten van hun club- en ledenbevragingen communiceerden ze in een interessante filmpje (zie hiernaast) via hun communicatiekanalen. Een sterk initiatief dat ze binnen het nieuwe beleidsplanningsproces graag wensen te herhalen.

Gijs Kooken, Algemeen directeur van Tennis en Padel Vlaanderen, kwam zijn inzichten en ervaringen hierover delen op de Meetup voor directeurs en voorzitters op 25 mei.