Het bestuur van je vzw wijzigen

Vzw
Wijzigingen
Sportclubs

Voor je een bestuurswijziging doorvoert, moet je die uiteraard eerst in de algemene vergadering besproken en goedgekeurd hebben. Welke documenten moet je uiteindelijk indienen bij de griffie van de bevoegde Ondernemingsrechtbank?

Hou eerst en vooral rekening met de meerderheid die je nodig hebt in de algemene vergadering.
Om na goedkeuring een bestuurswijziging correct door te geven aan de griffie van de Ondernemingsrechtbank, heb je aanvraagformulieren I en II vzw nodig. Je kan deze formulieren na login gratis downloaden onderaan deze pagina.

Wat heb je nodig?

  • Aanvraagformulier I (in drievoud):
    • Luik A: Invullen
    • Luik B: Invullen
    • Luik C: /
  • Aanvraagformulier II (in drievoud):
    • Luik A: Invullen
    • Luik C: Invullen
  • Uittreksel van het verslag van de Algemene Vergadering
    • Op gewoon A4-papier
  • Kopie van persoonlijke identiteitsdocumenten
  • Betalingsbewijs publicatiekosten Staatsblad
om deze video te bekijken.

Van aanvraagformulier I vzw vul je luiken A en B in (luik C heb je dus niet nodig). Luik A bevat een aantal identificatiegegevens van de vzw. In luik B noteer je onderwerp akte: benoeming/ontslag/herbenoeming (selecteer wat van toepassing is) en schrijf je de wijzigingen neer die je wil aanbrengen: naam en functie van elke bestuurder die uit het bestuursorgaan stapt en van elke nieuwe bestuurder die verkozen werd door de Algemene Vergadering. Indien de bestuurstermijnen van bepaalde duur zijn en bestuurders herverkozen werden, dan schrijf je deze apart neer. Onderaan in luik B komen de namen en functies van de bestuurders die de vzw rechtsgeldig vertegenwoordigen. Kijk in je statuten zelf na wie dit zijn: alle bestuurders, twee bestuurders, één bestuurder,... Op de achterkant van het laatste blad van luik B komen diezelfde namen en de handtekeningen. Dit betekent dat je de formulieren enkelzijdig moet afdrukken.

Van aanvraagformulier II vzw vul je luiken A en C in. Luik A bevat een aantal identificatiegegevens van de vzw (zoals luik A van aanvraagformulier I vzw). In luik C vul je de gewijzigde informatie in. Eventueel niet relevante items (deel 2, 6 en 7 van luik C) laat je blanco. In de tabel onder deel 3 "Bestuur, vertegenwoordiging" noteer je de gegevens van bestuurders die ontslag nemen of benoemd worden. In de eerste kolom kies je "E" voor een bestuurder die ontslag neemt of "B" voor een bestuurder die benoemd wordt. In de volgende kolommen noteer je het rijksregisternummer, de naam en voornaam, de functie ("hoedanigheid") en de datum van de ingang van het ontslag of de benoeming. Indien er meer dan 5 wijzigingen zijn, druk dan blad 2 nogmaals af. Herbenoemingen worden niet opgenomen in formulier 2, luik C. Onderaan luik C komt de handtekening van de bestuurder die het formulier invult/indient op de griffie.

Je voegt bij het dossier ook nog een ondertekend uittreksel van het verslag van de Algemene Vergadering waarop de wijzigingen vermeld staan (dit stemt overeen met de tekst die je in Aanvraagformulier I, Luik B vermeld hebt). Het uittreksel moet ondertekend zijn door de bevoegde personen. Kijk na in je statuten wie dit zijn. Valt de vzw onder Ondernemingsrechtbank Gent? Dan moet het uittreksel ondertekend en geparafeerd worden door iedereen die de beslissing gemaakt heeft (leden van de AV) en alle bestuurders.

In het kader van staatsbladfraude zal de ondernemingsrechtbank van Gent strikter controleren op de neerlegging van stukken bij de griffie. Een nieuwe richtlijn is de strengere identiteitscontrole. Concreet betekent dat het volgende;

Een persoon die een neerlegging doet moet zijn identiteitskaart voorleggen en een kopie daarvan afgeven. 

Bij de akte van bestuurswijziging stop je volgende stukken:

  • kopie van beide zijden van de identiteitsdocumenten van de bestuurder die wordt benoemd of ontslagen
  • of een ondertekend document door de neerlegger met opgave van reden waarom een kopie van de identiteitsdocumenten niet mogelijk is 

Alvorens de ingevulde papieren in te dienen, moet eerst nog een publicatiekost aan het Belgisch Staatsblad betaald worden. Deze kost wordt jaarlijks geïndexeerd. Bekijk een recent overzicht van de publicatiekosten. Vervolgens dien je de formulieren in drievoud in (voeg ook een betalingsbewijs toe) bij de griffie van de bevoegde Ondernemingsrechtbank in de regio van je vzw. Het adres van de bevoegde Ondernemingsrechtbank vind je via de website van de FOD Justitie.

Let op!

Vergeet deze gegevens nu ook niet aan te passen in het UBO-register, binnen de maand na de bestuurswijziging. Je leest er meer over op deze pagina.

Afbeelding
skiër
Begeleiding over dit thema
De wondere wereld van de vzw. Je kan er makkelijk in verdwalen als sportclub. Hulp nodig? Onze expert helpt je op weg.

Downloads

Document niet zichtbaar

Dit document is enkel te downloaden door personen die ingelogd zijn als ambtenaar, student, sportclubbestuurder of medewerker van een federatie die lid is van de Vlaamse Sportfederatie. Of koop een jaarlicentie aan en krijg toegang tot alle documenten en online brochures.

Ook interessant
Vzw
Welke documenten moet je indienen? We helpen je stap per stap.
Vzw
Welke documenten moet je indienen? We helpen je stap per stap.
Vzw
Hou het register steeds up-to-date met je uiteindelijk begunstigden.