Hoe maak je een factuur op als sportclub?

Financiën

Boekhouding

Sportclubs

Als vzw word je soms gevraagd om een factuur op te maken. Maar wanneer is dit nu verplicht en hoe begin je hier precies aan? We vatten het hieronder samen. Ga je graag meteen aan de slag, download dan onderaan onze modelfacturen.

Wanneer maak je een factuur op?

Het btw-statuut van je sportclub speelt hier een grote rol. Als basisprincipe telt dat elke vzw met een btw-nummer een factuur moet opstellen wanneer zij goederen of diensten levert aan een zakelijke klant die ook een btw-nummer heeft.
Als sportclub zijn er 3 mogelijke scenario’s. Ben je onzeker over jullie statuut? Bekijk dan ons artikel over btw.

Optie 1: Je bent volledig vrijgesteld van btw

In dit geval hoef je geen facturen op te maken. Je bent volledig vrijgesteld door artikel 44, § 2, 3° van het btw-wetboek.

Optie 2: Je bent vrijgesteld als kleine ondernemer

Je sportclub heeft dus ook een btw-nummer en moet in principe aan dezelfde regels voldoen als die voor (gemengd) btw-plichtigen, ook al zal je geen btw aanrekenen. Vergeet in dit geval ook zeker niet de vrijstelling te vermelden, zo is dit ook duidelijk voor de ontvanger van je factuur: bijzondere vrijstellingsregel kleine ondernemingen - artikel 56bis W.Btw.

Optie 3: Je bent een (gemengd) btw-plichtige sportclub

In dit geval maak je altijd een factuur op voor zakelijke klanten, denk hierbij aan sponsors of bedrijven aan wie je ruimtes verhuurt. Voor particulieren hoef je normaal geen facturen op te maken, behalve bij enkele uitzonderingen zoals de verkoop van gebouwen.

Maak je het jezelf graag iets gemakkelijker? Maak dan gebruik van het boekhoudprogramma Assist. Het programma helpt je om in enkele klikken een wettelijk correcte factuur op te maken, meteen gelinkt aan je boekhouding.
Alle voordelen op een rij:

Elke factuur is meteen gelinkt aan je boekhouding, zo doe je geen dubbel werk.
Assist houdt de betalingsstatus bij. Is er nog niet betaald? Dan komt de factuur bij je openstaande vorderingen terecht.
Je factuur krijgt automatisch de juiste vermeldingen, afhankelijk van je btw-statuut.

Registreer je voor het boekhoudprogramma Assist en krijg 10 procent korting via de Vlaamse Sportfederatie.

Bestel Assist ›

Wat vermeld je op die factuur?

Op een officiële factuur moeten een aantal verplichte vermeldingen staan.

het woord ‘factuur’
Datum: de datum van de uitreiking van je factuur
Volgnummer: elke factuur heeft een uniek nummer, waarbij geen volgnummers mogen ontbreken
Vzw-gegevens: naam, adres en btw-nummer
Klantgegevens: naam, adres en btw-nummer
Omschrijving: omschrijf kort maar duidelijk waarover het gaat
Het bedrag exclusief btw: zijn er meerdere btw-tarieven, dan vermeld je het bedrag per btw-tarief
btw percentage(s) en btw-bedrag
Kortingen: eventuele kortingen trek je af van het totaalbedrag exclusief btw
verwijzingen naar de btw-wetgeving ingeval van vrijstelling van btw
RPR: plaats van de Ondernemingsrechtbank waaronder de vzw ressorteert
Bijkomende vermeldingen: stel je een factuur op voor het buitenland, dan tellen er speciale regels zoals een btw-verlegging. Is dit van toepassing in jullie sportclub, laat je dan goed informeren.

Hoelang moet je deze facturen bewaren?

Recent warden de bewaartermijnen verlengd van 7 jaar naar 10 jaar. Alle inkomende en uitgaande facturen tot aanslagjaar 2022 (tot en met het jaar 2021) hou je 7 jaar bij. Alle facturen vanaf aanslagjaar 2023 (tot en met boekjaar 2022) hou je 10 jaar bij.
Er zijn uitzonderingen voor alle facturen die verband houden met onroerende goederen waarbij de btw afgetrokken werd. Deze hou je 15 of 25 jaar (optie verhuren met btw) bij.