Mag je een online vergadering opnemen?

Hoeveel en welke gegevens er worden verwerkt, hangt ook af van het platform en de instellingen die je deelnemers kiezen. Naam, beeld en geluid van de deelnemer en technische info (IP-adres, connectietijd, connectieparameters,...) zijn meestal opgeslagen in online vergaderingen. Maar er kan meer info verwerkt zijn dan je eerst dacht. Denk maar aan details van de omgeving van de deelnemer, gezinsleden die plots in beeld komen, of misschien kan je zelfs religieuze overtuiging of politieke opvatting afleiden uit het beeld. Wees dus voorzichtig!

Hoe dan ook, er blijft een groot verschil tussen een deelname aan een vergadering en de opname ervan.

Toestemming vragen en opgelost?

Daarop zouden we graag volmondig "ja" antwoorden, maar zo simpel is dat niet.

Er moet alvast een onderscheid gemaakt worden tussen vrijwillig en verplicht deelnemen.

• Deelnemers kunnen volledig vrij kiezen al dan niet deel te nemen? Dan kan je werken met een toestemming. In GDPR wordt dat beschreven met “vrij, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig” zijn akkoord kunnen geven.
  Geef in de uitnodiging al aan dat er een opname zal gebeuren, en waarvoor je die zal gebruiken. Zo kan een deelnemer specifiek voor die videocall beslissen al dan niet deel te nemen, of deel te nemen zonder camera. Jij als organisator moet kunnen bewijzen dat je de toestemming hebt gekregen. En nog… Hou er rekening mee dat een toestemming altijd, ook achteraf, kan ingetrokken worden! In dat geval zal je vermoedelijk de opname moeten vernietigen.
• Deelnemers zijn verplicht deel te nemen, of kunnen om andere redenen niet vrij beslissen? Denk maar aan een vergadering voor medewerkers of trainers van een sportfederatie of sportclub. Als iemand niet vrij kan kiezen, dan zal het niet mogelijk zijn de toestemming te gebruiken. In dat geval is een gerechtvaardigd belang van de organisatie eventueel wel mogelijk. Maar ook dan zal je de deelnemers op de hoogte moeten brengen. Wees echter voorzichtig met het gebruik van gerechtvaardigd belang voor opnames. De Europese en Belgische overheden zijn streng in het beoordelen van zo’n gerechtvaardigd belang. Je zal het trouwens niet zo eenvoudig kunnen verantwoorden. Documenteer het zoals we beschrijven in onze tool Analyse en documentatie van gerechtvaardigd belang.

Deze verwerking moet je ook opnemen in je verwerkingsregister en je privacy notice. Ook bewaartermijnen ervan moet je zorgvuldig kiezen.

Besluit je uiteindelijk toch om opnames te maken? Doe dat dan transparant, correct en met de nodige voorzichtigheid.

• Informeer in elk geval steeds de deelnemers en laat hen de keuze. Ook het uitzetten van de camera kan een keuze zijn. Geef duidelijk aan welke vragen gesteld kunnen worden. Specifieke vragen, zeker als daarbij personen worden vernoemd, kan je beter niet in een opgenomen vergadering behandelen.
  Ook al heb je het reeds in de uitnodiging aangegeven, begin een vergadering die wordt opgenomen toch steeds door te melden dat het om een opgenomen vergadering gaat. Gebruik hiervoor de beschikbare tools (bv. via een infoslide), laat deze info op het scherm zichtbaar tot na het starten van de opname. Geef na het starten van de opname nogmaals de boodschap dat de opname werd gestart. Zo staat dit direct ook op de opname, wat duidelijkheid geeft dat iedereen op de hoogte is. In bijlage kan je een voorbeeld van zo’n infoslide terugvinden.
• Daarnaast kan je, afhankelijk van het gebruikte platform, kiezen om enkel het geluid en de presentatie op te nemen.

Less is more

Videocalls opnemen kan aantrekkelijk lijken, maar bovenstaande zal wellicht duidelijk maken dat je toch voorzichtig moet zijn. Leden, medewerkers, vrijwilligers of elke andere betrokkene hebben immers rechten en precies die rechten vragen vooraf een denkoefening. Zorg dat die grondig is uitgevoerd voordat je overgaat tot het opnemen van videocalls.

Heel vaak zijn zo’n opnames niet echt noodzakelijk en in dat geval vermijd je ze best gewoon. Opnemen gewoon voor “in geval dat je ze ooit nodig hebt” is moeilijk verdedigbaar.