Online vergaderen en trainen

Digitalisering

Sportfederaties

Vergaderen, samenwerken en opleiden: sinds de coronacrisis doen we het allemaal digitaal. Basistechnieken zoals online presenteren hebben we onder de knie, maar de volgende stap blijkt niet altijd zo gemakkelijk. Brainstormen, beslissingen nemen: hoe doe je dat in een digitale vergadering? Hoe zet je een digitaal whiteboard of de chat best in? Wat met lange presentaties? En hoe kan je als begeleider het proces bewaken: deelnemers activeren, hun aandacht behouden en de sfeer verbeteren?

Tijdens de coronaperiode organiseerden we drie keer een bijscholing rond het thema, begeleid door Jan Van Hoof, expert leren bij bestuursschool Inovant. Een 40-tal deelnemers pikten heel wat praktische tips op. Was je er niet bij? In dit artikel vatten we de belangrijkste takeaways voor je samen.

Stel vragen

We willen liefst zoveel mogelijk interactie krijgen tijdens een online vergadering. Maar hoe pak je dat praktisch aan? Vragen stellen kan een eerste stap zijn. Doe je dat mondeling in de grote groep? Dan kunnen er twee dingen gebeuren: iedereen praat door elkaar of er valt een pijnlijke stilte. Dat vermijd je door meteen iemand persoonlijk aan te spreken die je vraag wil beantwoorden. Je kan ook aan de slag met de (virtuele) handjes die deelnemers kunnen opsteken in tools als Zoom en Teams.

Of via de chatfunctie gaat het misschien allemaal nog iets sneller. Je kan vragen aan iedereen om zijn of haar antwoord pas op een afgesproken moment te verzenden. Zo krijg je een mooi lijstje en laten deelnemers zich niet beïnvloeden door de antwoorden van anderen. Kies je voor gesloten vragen, dan kan je vooraf polls aanmaken. Die kan je tijdens je overleg dan in enkele muisklikken laten verschijnen.

Werk samen aan notities

Geen brainstorms zonder post-its of een flipover waarop je de beste ideeën kan noteren. Het lijkt een hoge drempel om dit type vergaderingen ook online te organiseren. Maar toch zijn er voldoende handige oplossingen!

Meest eenvoudig is het standaard whiteboard dat al geïntegreerd zit in vele online vergadertools. Op het whiteboard kan je samen met andere deelnemers op hetzelfde moment notities toevoegen. Wil je een iets meer geavanceerde tool uitproberen? Dan raden we Miro, Mural, Freehand of Klaxoon aan. Die (externe) tools helpen je om bepaalde ideeën te visualiseren of bijvoorbeeld een brainstormsessie te structureren met virtuele post-its.

Stimuleer deelnemers om iets vroeger in te loggen, en maak meteen een paar breakout rooms aan. Zo vermijd je het saaie wachten én bied je een leuk alternatief voor het klassieke koffiemoment.

Maak gebruik van breakout rooms

Al een tijdje een populair iets in Zoom, maar intussen heeft ook Teams een inhaalmanoeuvre gedaan. De breakout rooms zijn een superhandige manier om het vergaderen met grote groepen te vergemakkelijken. Je maakt verschillende kleinere rooms aan en splitst je deelnemers op. Voordelen: je kan inhoudelijke topics in kleinere groep grondiger doorpraten, iedereen komt aan het woord, én een sociale babbel past ook perfect binnen het plaatje. Een leuke tip: stimuleer mensen om iets vroeger in te loggen, en stuur hen bij het "binnenkomen" in je online vergadering meteen door naar één van de breakout rooms, waar ze nog snel een babbel kunnen slaan met een paar andere deelnemers. Een welkom alternatief voor het koffie- en onthaalmoment tijdens fysieke events...

Denk bij het gebruiken van breakout rooms ook goed na hoe je de besproken inhoud vanuit de verschillende groepjes laat terugkoppelen naar de grote groep.

Duid meteen iemand aan als woordvoerder of geef ieder groepje de opdracht om hun 3 belangrijkste conclusies te noteren op het whiteboard. Als host van een vergadering kan je zelf switchen tussen de verschillende breakout rooms. Aandachtspuntje: zorg dat de centrale ruimte dan niet té lang onbeheerd achter blijft. Als host ben je soms de enige persoon die technische handelingen kan uitvoeren (bv. mensen in de andere rooms plaatsen, deelnemers toelaten uit de lobby,...). Of: zorg voor een tweede host!

Verlies de aandacht niet

Zorg dat je voldoende varieert. Voer je een monoloog van een uur, dan is de kans heel groot dat mensen hun concentratie verliezen of afgeleid raken door een mailtje, hun gsm of een dringende taak. Je kan bijvoorbeeld 10 minuten spreken en daarna iets vragen aan de deelnemers. Nog een aantal handige tips op een rijtje:

Video: misschien is er wel een toepasselijk filmpje waarmee je je boodschap duidelijk kan maken? Bewegend beeld trekt de aandacht. Cruciale tip: zorg ervoor dat je zowel de video als het geluid van de video deelt (dit kan je aanvinken op je scherm).
Pauzes: vergader je langer dan een uur, zorg dan zeker voor een pauze. Is het een hele lange vergadering, kies dan voor meerdere korte pauzemomenten. Dan kunnen mensen even wat bewegen of iets nemen om te eten/drinken. Zelf kan je eens door de chat gaan en eventuele vragen bekijken.
Camera's aan: vraag de deelnemers om hun camera aan te zetten, dit maakt het meteen een heel stuk persoonlijker. Probeer ook zoveel mogelijk oogcontact te maken door regelmatig naar je camera te kijken in plaats van naar de presentatie of de deelnemers op je scherm.
Iedereen regelmatig in beeld: varieer in wat de deelnemers te zien krijgen. Schakel af en toe eens van de presentatiemodus terug naar je camera. Zo kan iedereen jou als spreker nog eens (groter) zien. Zelf zie jij ook de deelnemers en hoe aandachtig ze nog zijn. Je kan via een snelle poll even checken of er nood is aan een pauze.

Samengevat

Voor een geslaagde digitale vergadering zorg je best voor voldoende manieren om deelnemers te blijven prikkelen. Als tweede element is de groepsdynamiek iets om extra aandacht aan te geven. Tot slot: maak een goede voorbereiding. Denk vooraf na over de technische kant: zet je polls klaar, bepaal de indeling van de breakout rooms al, test het geluid van je filmpjes met een collega, enz. Veel succes!