Op een veilige manier gegevens doorgeven

Privacy
Sportclubs
Sportfederaties

Soms is het noodzakelijk gegevens door te geven aan anderen. Hoe zorg je dat dat op een veilige manier kan gebeuren? Doorloop de stappen hieronder, en je bent al een heel eind op weg om dat veilig te doen!

  • Ga eens na: heeft de persoon of de organisatie de gegevens echt nodig? 
    Dat kan zijn omdat het een verwerker is voor jou, of omdat deze organisatie zelf verwerkingsverantwoordelijke wordt voor deze gegevens. In het geval van ‘verwerker’ is dan ook een verwerkingsovereenkomst noodzakelijk. (zie samenwerken met andere organisaties)
     
  • Bekijk welke gegevens nodig zijn voor de gegevensoverdracht.
    Enkel de strikt noodzakelijke gegevens doorgeven is daarbij belangrijk. Geef dus niet zomaar alle contactgegevens door, als enkel de naam nodig is.
     
  • Beveilig de gegevens.
    Maak je gebruik van MS Office, dan kan je je werkmap of document eenvoudig versleutelen met een paswoord. De inhoud van het document blijft dan onleesbaar, zolang het juiste paswoord niet wordt ingegeven. Gebruik een goed paswoord. Je kan daarvoor gebruik maken van een paswoordgenerator, zoals RANDOM.ORG
     
  • Kies een bestandsnaam die niet direct gelinkt is aan de inhoud van het bestand. Dit geeft een extra veiligheid.
     
  • Bezorg het bestand en het paswoord afzonderlijk van elkaar, en gebruik daarvoor verschillende communicatiekanalen (bijvoorbeeld het bestand via mail, het paswoord via sms of whatsapp).
     
  • Vraag steeds om bevestiging dat de gegevens goed zijn ontvangen.

In MS Office kan je heel eenvoudig je document versleutelen:

  1. Kies in het lint de optie 'Bestand'
  2. In het linker keuzemenu kan je onder 'Info' je bestand versleutelen 
Afbeelding
excel versleutelen
Afbeelding
Word versleutelen
Ook interessant
Privacy
Geef je persoonsgegevens door aan anderen? Doe het op een correcte manier
Privacy
Doorloop de verschillende stappen om de werking van je sportorganisatie in kaart te brengen en de documentatie ...