GDPR

Op 25 mei 2018 werd de GDPR-wetgeving in de volledige Europese Unie van kracht. Organisaties die gegevens verwerken zijn sindsdien verplicht om zich conform deze nieuwe regelgeving te gedragen. Federaties en clubs vallen ook onder het toepassingsgebied van de Verordening. De Vlaamse Sportfederatie nam tijdig het heft in handen en fungeerde als één van de voortrekkers in de non-profitsector om organisaties in regel te stellen met de GDPR. Welke stappen zetten we in dit dossier?

Ondersteuning

De Vlaamse Sportfederatie ontwikkelde een handleiding, tools en FAQ's om zowel de federaties als clubs te kunnen ondersteunen in deze materie. Daarnaast werden vanaf december 2017 tot op vandaag verschillende bijscholingen georganiseerd, specifiek toegepast op enerzijds de situatie in federaties, anderzijds de situatie in clubs. Ook een individuele begeleiding rond dit thema is een onderdeel van onze dienstverlening, opnieuw zowel voor federaties als voor clubs.

Op 8 maart 2021 nam de Vlaamse Sportfederatie een Data Protection Officer (DPO) in dienst om meer diepgaande ondersteuning te bieden aan sportfederaties.

Standpunt

We stellen vast dat de administratieve impact van de GDPR-wetgeving de planlast van sportorganisaties opnieuw verhoogt. Daarom streven we ernaar om een zo helder mogelijke toepassing van de Verordening te realiseren ten gunste van de sportorganisaties. 

De Vlaamse Sportfederatie is van mening dat gezien de aard en de grootte van de activiteiten van sportfederaties (in het kader van de verwerking van persoonsgegevens) een DPO dan ook geen noodzaak is voor federaties (op enkele specifieke uitzonderingen na). Een DPO is wettelijk gezien momenteel wél een noodzaak indien er een verwerking van het Rijkregisternummer gebeurt. Zonder DPO mag een federatie het rijksregisternummer niet gebruiken als identificatienummer. Het gebruik ervan wordt wel gestimuleerd door Sport Vlaanderen. De Vlaamse Sportfederatie dringt bij Sport Vlaanderen verder aan om tot een sluitende, werkbare en wettelijke oplossing te komen voor federaties die gebruik maken van het rijksregisternummer en geen DPO hebben. Dit is tot op heden niet het geval. Daarom raden we sportfederaties aan om rekening te houden met de huidige regelgeving hierrond.

Volgende concrete stappen werden ondernomen:

  • Op 19 juni 2018 vond een overleg plaats tussen de Vlaamse Sportfederatie, Sport Vlaanderen en de Vlaamse Toezichtscommissie voor de verwerking van persoonsgegevens (VTC) m.b.t. de problematiek rond het gebruik van de rijksregisternummers die de verplichting tot aanstelling van een veiligheidsconsulent tot gevolg heeft. Uit dit overleg bleek het volgende:
    • VTC kan geen uitspraken doen over het gebruik van het rijksregisternummer en de verplichting tot aanstelling van een veiligheidsconsulent. Dit is federale materie en moet door het Rijksregister bekeken worden.
    • Momenteel wordt de wet op het Rijksregister herzien, waardoor er een interne reorganisatie aan de gang is. De wetswijziging zou het ideale moment kunnen zijn om een uitzondering aan te vragen m.b.t. het gebruik van het Rijksregisternummer.
       
  • Sport Vlaanderen ontving als antwoord dat, gelet op de overgangsfase wat de bevoegdheden van het Sectoraal comité van het Rijksregister betreft, de werklast en de beperkte middelen, het niet tot de mogelijkheden behoort om in te gaan op de vraag tot overleg. De Vlaamse Sportfederatie bleef dit dossier verder via Sport Vlaanderen opvolgen en bekeek welke mogelijkheden er dan wel zijn om als sportfederatiesector een antwoord op de concrete vragen te krijgen.
     
  • Op 13 juli 2018 besliste de Vlaamse Regering om, zoals verwacht, de term ‘veiligheidsconsulent’ te verwijderen uit alle Vlaamse regelgeving. De term wordt vervangen door ‘functionaris voor gegevensbescherming’ (FG). Dit betekent dat, indien er geen uitzondering toegestaan wordt voor het gebruik van het rijksregisternummer, een FG/DPO nodig zal zijn voor de verwerking van het rijksregisternummer. In dat geval zal de piste bekeken worden om een overkoepelende FG/DPO aan te stellen zodat de federaties aan deze verplichting voldoen.
     
  • Eind 2019 besliste het bestuursorgaan van de Vlaamse Sportfederatie om in het kader van GDPR een subsidiërings-/financieringsvoorstel in te dienen bij Sport Vlaanderen inzake een overkoepelende DPO voor de sportsector. Het financieringsvoorstel werd uitgewerkt en ingediend in het voorjaar van 2020.
     
  • Eind oktober 2020 vernam de Vlaamse Sportfederatie dat ze op een overkoepelende DPO voor sportfederaties kan inzetten als shared service, om onze sector bij te staan in haar privacy-verplichtingen. Op 8 maart 2021 wierven we een DPO aan. Eind juni 2021 lanceerden we een concreet aanbod voor ondersteuning aan onze sportfederaties bij hun privacy-aanpak.

Contact

Heb je suggesties? Of vragen?
Neem contact op met Robin Ramakers via robin@vlaamsesportfederatie.be of 09 396 80 60.