De vereenvoudigde boekhouding

Boekhouding
Sportclubs

Verenigingen en stichtingen kunnen een vereenvoudigde boekhouding voeren, wanneer ze voldoen aan een aantal voorwaarden. Wanneer mag je zo'n vereenvoudigde boekhouding voeren?

Je mag een vereenvoudigde boekhouding voeren als je op de balansdatum van het laatste afgesloten boekjaar niet meer dan één van de volgende criteria overschrijdt:

  • een jaargemiddelde van max. 5 werknemers
  • in totaal 334.500 euro aan andere dan niet-recurrente ontvangsten (excl. btw)
  • in totaal 1.337.000 euro aan bezittingen
  • in totaal 1.337.000 euro aan schulden

Overschrijd je meer dan één criterium, dan zal een vereenvoudigde boekhouding niet meer volstaan. 
In een vereenvoudigde boekhouding ga je je ontvangsten en uitgaven bijhouden in een dagboek van ontvangsten en uitgaven. Na het afsluiten van je boekjaar en na goedkeuring door je algemene vergadering leg je de jaarrekening neer op de griffie van de ondernemingsrechtbank.

Tip: download onderaan de pagina een model van een vereenvoudigde boekhouding.

Het dagboek van ontvangsten en uitgaven

Wanneer je een vereenvoudigde boekhouding voert, dan hoort daar sowieso een dagboek van ontvangsten en uitgaven bij. Het is een intern document dat je 7 jaar moet bewaren.

Wat mag wel: je mag het model van het dagboek aanpassen in functie van je vereniging, bijvoorbeeld door extraatjes toe te voegen. Maar, je mag niets weglaten!

Voer je je boekhouding elektronisch? Dan kan het interessant zijn om op het einde van een boekjaar het dagboek van ontvangsten en uitgaven af te drukken en op de hoofdzetel van je sportclub bij te houden.

Afbeelding
bokstraining

De wettelijke rubrieken 'goederen en diensten' versus 'diensten en diverse goederen'

In het Koninklijk Besluit van 26 juni 2003 werden 8 wettelijke rubrieken vastgelegd. Als vzw moet je alle ontvangsten en uitgaven daaronder plaatsen. Om een transparante boekhouding te kunnen voeren, splits je die categorieën best verder op. Zo kan je tot een gedetailleerder financieel overzicht komen.
 

Uitgaven Ontvangsten
Goederen en diensten Lidgelden
Bezoldigingen Schenken en legaten
Diensten en diverse goederen Subsidies
Andere uitgaven Andere ontvangsten

Goederen en diensten

Dit zijn alle uitgaven voor handelsgoederen, grond- en hulpstoffen, ingekochte diensten, werken en studies. Als sportclub neem je in de rubriek 'goederen en diensten' dus eerst en vooral alle uitgaven op voor goederen of diensten die je aankocht met het oog op verkoop aan leden of derden. Bijvoorbeeld: aankoop van dranken voor verkoop in de kantine.

Daarnaast neem je in deze rubriek ook alle aankopen op voor goederen of diensten die je gebruikt om het maatschappelijk doel te realiseren maar die dus niet verkocht worden. Het gaat dan om uitgaven die essentieel zijn om een sport te kunnen beoefenen, zoals bijvoorbeeld de federatieonkosten. 

Diensten en diverse goederen

Dit zijn alle uitgaven die rechtstreeks verbonden zijn aan de werking van je sportclub, maar die niet dienen om het maatschappelijk doel van de club te realiseren. Denk bijvoorbeeld aan drukwerk.

Afbeelding
jonge vrouw met drinkfles

Nog enkele tips

  • Neem al je uitgaven op onder 1 van de 4 wettelijke rubrieken voor uitgaven. Laat de uitgave waarover je twijfelt zeker niet weg uit je boekhouding. Dat geldt uiteraard ook voor de ontvangsten. Twijfel je bij bepaalde categorieën, neem dan gerust contact op met één van onze medewerkers.
  • Probeer het op een consequente manier te doen. Zodra je een bepaalde uitgave onder een wettelijke rubriek plaatst, blijf dat dan in de toekomst ook zo doen. Je kan eventueel vooraf met het bestuur overleggen welke categorieën je gaat gebruiken. Zo creëer je een duidelijk overzicht in je boekhouding.
Afbeelding
administratie
Brochure over dit thema
Liever het volledige plaatje? We maken je sportclub wegwijs in de boekhoudkundige verplichtingen.

Hoe lang moet je je boekhouding bijhouden?

Er geldt een termijn van 7 jaar. De wetgeving is versoepeld sinds 2009, want daarvoor moest je documenten 10 jaar bijhouden. Als je de boekhouding op elektronische wijze voert, bijvoorbeeld via een spreadsheet, dan moet je ervoor zorgen dat de drager 7 jaar toegankelijk blijft. Je maakt aan het einde van het boekjaar ook best een print van het  dagboek van ontvangsten en uitgaven, die je dan bewaart voor de verplichte termijn van 7 jaar.

Verder moet je stukken die niet horen bij het bewijs ten opzichte van derden slechts 3 jaar bijhouden. Dat kunnen bijvoorbeeld onkostennota's zijn van vrijwilligers binnen de vereniging. De periode gaat in vanaf 1 januari van het jaar volgend op het afsluiten ervan.

Download

Document niet zichtbaar

Dit document is enkel te downloaden door personen die ingelogd zijn als ambtenaar, student, sportclubbestuurder of medewerker van een federatie die lid is van de Vlaamse Sportfederatie. Of koop een jaarlicentie aan en krijg toegang tot alle documenten en online brochures.

Ook interessant
Boekhouding
Waaraan moet een verantwoordingsstuk in je vereenvoudigde boekhouding voldoen?
Boekhouding
Deze brochure helpt sportclubs wegwijs in hun boekhoudkundige verplichtingen.
Boekhouding
Werk tijdig de stappen uit die je moet ondernemen bij het afsluiten van een boekjaar.

 

De Vlaamse Sportfederatie zit in een nieuw jasje!
Zelfde team, zelfde spirit, zelfde ondersteuning.
Voor sportfederaties én voor sportclubs (vroeger ‘Dynamo Project’).
Vanaf nu onder één naam: de Vlaamse Sportfederatie.
One team!

Afbeelding
Vlaamse Sportfederatie