Het einde van het boekjaar: waar moet je allemaal aan denken?

Boekhouding

Sportclubs

Is je sportclub een kleine vzw en voer je een vereenvoudigde boekhouding? Dan zijn daar een aantal boekhoudkundige verplichtingen aan verbonden. Denk op tijd aan alle stappen die je moet ondernemen bij het afsluiten van een boekjaar.

De jaarrekening

Is je sportclub een kleine vzw en voer je een vereenvoudigde boekhouding? Dan moet je jaarlijks een jaarrekening neerleggen. Die bestaat uit 2 documenten: de 'staat van ontvangsten en uitgaven' en de 'toelichting'. Vaak worden die ook bijlage B en C genoemd.

Je maakt de jaarrekening op na het einde van het boekjaar. Het document moet goedgekeurd worden op de algemene vergadering die maximaal 6 maanden na het afsluiten van het boekjaar moet plaatsvinden. Daarna leg je ze neer bij de griffie van de ondernemingsrechtbank. Dat doe je het best binnen de 30 dagen na afloop van de algemene vergadering.

Het is nog niet mogelijk om je jaarrekening elektronisch in te dienen. Ga ze dus persoonlijk neerleggen of stuur ze op (dat hoef je niet aangetekend te doen).
De neerlegging op de griffie van de ondernemingsrechtbank is kosteloos.
Je kan meerdere exemplaren voorzien en een exemplaar laten aftekenen door de griffie. Zo heb je voor je administratie een bewijs dat de jaarrekening neergelegd werd.
Let erop dat de jaarrekening ondertekend is door de voorzitter of penningmeester van je vzw. Ook zijn of haar naam, functie en de datum moeten duidelijk vermeld staan.

Op zoek naar het adres van de griffie van de bevoegde Ondernemingsrechtbank? Zoek het op voor de regio van je vzw, dat kan via de website van de FOD Justitie.

De inventaris

Minstens eenmaal per jaar moet je vzw een inventaris opmaken van al haar bezittingen, schulden, rechten en verplichtingen. Het inventariseren doe je op 1 moment. In de praktijk is dit meestal de laatste dag van het boekjaar. Zo kan je deze ook gebruiken om de staat van het vermogen op te stellen. Dit is een belangrijk onderdeel van je jaarrekening.

De inventaris is niet enkel een opsomming, maar geeft ook de waarde mee van elk onderdeel. Soms is het eenvoudig om iets een waarde te geven. Nieuw materiaal of een openstaande schuld bijvoorbeeld. Wanneer het over oudere goederen gaat zal je rekening moeten houden met de waarderingsregels die ook werden opgenomen in de jaarrekening.

De begroting

Je club zal ook elk jaar een begroting moeten opmaken. Dit geeft een beeld van de verwachtte inkomsten en uitgaven van het komende jaar. Hoe je dit precies opstelt kan vrij worden bepaald door het bestuursorgaan, er is geen verplichte vorm of inhoud. In de praktijk zijn er twee methodes die veel voorkomen.

Op basis van de activiteiten
Op basis van de staat van ontvangsten en uitgaven

De begroting is een intern document die je niet moet neerleggen. Op de algemene vergadering moet dit document wel worden voorgelegd en goedgekeurd. Regelmatig is dit pas enkele maanden na de start van het boekjaar, hierdoor maken veel clubs tweemaal per jaar een begroting op.

De algemene vergadering

Voor heel wat boekhoudkundige zaken is de algemene vergadering een belangrijk moment.

De algemene vergadering moet jaarlijks plaatsvinden binnen de zes maanden na het afsluiten van het boekjaar.
De oproepingsbrief voor de algemene vergadering verstuur je minstens 15 dagen op voorhand, dit is zo bepaald door de nieuwe wvv-wetgeving. (volgens oude wetgeving was dit 8 dagen)
Het goedkeuren van de jaarrekening (bijlage B en bijlage C) en het goedkeuren van de begroting voor het nieuwe boekjaar worden op de agenda geplaatst.
Zowel een kopie van de jaarrekening als een kopie van de begroting stuur je mee als bijlage van de oproepingsbrief.