Elektronische verzending: fiscale attesten sportkamp

Financiën

Sportclubs

Sportfederaties

Vanaf aanslagjaar 2023 volstaat het niet langer dat je als organisator van een sportkamp fiscale attesten aflevert aan de ouders. Wie een sportkamp organiseert, moet ook de gegevens op elektronische wijze bezorgen aan de federale overheid.

Vorig jaar lanceerde de federale overheid een nieuw modelattest voor kinderopvang. Daarbij hoort een nieuwe verplichting. Je moet als organisatie namelijk de gegevens ook digitaal doorsturen naar de FOD Financiën.

Normaal gezien moest je als sportorganisatie de gegevens vóór 1 maart 2023 doorsturen naar de FOD Financiën (voor aanslagjaar 2022). Maar de gevraagde werkwijze voor het elektronisch verzenden van de gegevens bleek een te complex en technisch proces. We konden hiervoor bij de federale overheid een vrijstelling bekomen voor aanslagjaar 2022. Organisatoren van sportkampen zijn in 2023 dus nog niet verplicht om de gegevens elektronisch te verzenden naar de federale overheid.

Nog steeds attesten opmaken voor de ouders

Je hebt dus uitstel gekregen voor de verzending naar de overheid. Het is wel belangrijk dat organisatoren nog steeds de attesten opmaken en afleveren aan de ouders. De ouders moeten het attest dan zelf aan hun belastingaangifte toevoegen.

Ben je toch van plan om de fiscale attesten elektronisch te verzenden naar de overheid? Dan leggen we je het hieronder helemaal uit.

Stappenplan

Stap 1. Maak je fiscale attesten op

Controleer eerst even als je voldoet aan alle voorwaarden voordat je een fiscaal attest aflevert. Alles in orde? Dan dien je voor de activiteiten van 2022 de fiscale attesten op te maken aan de hand van de aanwezigheden van het kind. Bezorg het attest tenslotte digitaal of op papier aan de persoon waarbij het kind fiscaal ten laste is. Meestal zullen dit de ouders zijn.

Tip
Wij ontwikkelden een handige tool om het opmaken van de attesten en aangifte bij federale overheid gemakkelijker te laten verlopen. Het is een aanrader om het administratieve werk te verlichten binnen jouw club.

Ontdek de gratis tool ›

Update: de verzending van fiscale attesten naar de FOD Financiën is vrijgesteld voor aanslagjaar 2022. Organisatoren van sportkampen zijn in 2023 dus nog niet verplicht om de gegevens elektronisch te verzenden naar de federale overheid (stappen 2 en 3 hieronder).

Stap 2. Bereid de elektronische verzending voor (niet verplicht in 2023)

Diezelfde gegevens die je nodig hebt om de attesten op te maken, moet je vanaf nu ook bezorgen aan de federale overheid. Zo komen de gegevens vooraf ingevuld op de belastingaangifte van de betrokkenen. Je moet wel enkele stappen ondernemen om dit tot een goed einde te brengen. We gidsen je er doorheen.

Stap 2.1 Controleer de toegang

Controleer of je toegang hebt tot de toepassingen van de federale overheid. De toegang is afhankelijk van de juridische vorm van jouw sportclub en ook van jouw rol in de organisatie.

Vzw

Bestuurders hebben automatisch toegang en kunnen zich aanmelden in naam van de organisatie.
Ben je een vrijwilliger die de administratie van de sportkampen op zich neemt? In dat geval zal een bestuurder je toegang moeten geven.

Meer info ›

Feitelijke vereniging

Als feitelijke vereniging beschik je niet over een ondernemingsnummer. Dergelijk nummer heb je nodig om zich te kunnen identificeren in Belcotax-on-web.
Vraag een refertenummer aan via het aanvraagformulier.

Download het aanvraagformulier en vul het in.
Onderteken het formulier (digitaal of manueel)
Voorzie een kopie van de voor- en achterkant van de identiteitskaart van de aanvrager
Stuur beide documenten via e-mail naar belcotax@minfin.fed.be

Meer info ›

Stap 2.2 Download de nodige Tools

Om de gegevens aan de fiscus te bezorgen moeten ze in een specifiek digitaal formaat worden opgeslagen. Hiervoor zal je moeten gebruik maken van de tools die door de belastingsdienst ter beschikking zijn gesteld.

Download BOW convert
- Klik op deze link.
- Klik met je rechtermuisknop op de download en selecteer 'weergeven in map'.
- In de map klik je opnieuw met je rechtermuisknop op het bestand en kies nu voor 'alles uitpakken'.
- Sla het bestand op in een aparte map. Indien je onze tool gebruikt voor het maken van de fiscale attesten, dan kies je dezelfde locatie.
Installeer Java Runtime
- Installeer Java voor Windows
- Je hebt Java nodig in functie van de validatietool.
Download validatietool
- Klik op deze link om de validatietool te downloaden.

Stap 3: Verstuur de gegevens naar FOD Financiën (niet verplicht in 2023)

Normaal gezien moest je als sportorganisatie de gegevens vóór 1 maart 2023 doorsturen naar de FOD Financiën. Maar de gevraagde werkwijze voor het elektronisch verzenden van de gegevens bleek een te complex en technisch proces. We konden hiervoor bij de federale overheid een vrijstelling bekomen voor aanslagjaar 2022. Organisatoren van sportkampen zijn in 2023 dus nog niet verplicht om de gegevens elektronisch te verzenden naar de federale overheid.

Uiteraard kun je als sportorganisatie zelf kiezen om de fiscale attesten al uit te sturen naar FOD Financiën. Dan volg je hieronder de volgende stappen voor de effectieve verzending.

Hoe doe je dit?

Gebruik de BOW convert om de gegevens uit onze tool om te zetten naar een XML-bestand. Vanuit onze Excel-tool kan je via kopiëren en plakken de gegevens overzetten (zie laatste stap in de instructievideo).
Een handleiding over het gebruik van BOW convert is te vinden op de website van FOD Financiën. Daarin zitten ook instructievideo's.
Gebruik de validatietool om het verkregen XML-bestand om te zetten naar een BOW-bestand.
Laad het BOW-bestand op in Belcotax-on-web (rechterkolom 'BOW INKOMSTEN 2022')

Vragen?

Bij vragen over de toegang of het gebruik van de verschillende overheidstoepassingen kan de Vlaamse Sportfederatie je jammer genoeg niet verder helpen. Neem rechtstreeks contact op met de helpdesk van Belcotax-on-web.

Contacteer Belcotax-on-web

Vragen rond het opmaken van de fiscale attesten en de voorbereidende stappen, contacteer ons gerust via tars@vlaamsesportfederatie.be of 09 396 80 60.