Hoe organiseer je een algemene vergadering?

Vzw
Algemene vergadering
Sportclubs
Sportfederaties

Volgens de wet moet je als vzw minstens één keer per jaar een algemene vergadering (AV) organiseren. Dat gebeurt binnen de zes maanden na het afsluiten van het boekjaar. Ook belangrijk: minstens 15 dagen vooraf moet je de leden bijeenroepen.

We overlopen even de verschillende stappen die je moet nemen. Zo zie je niets over het hoofd!

1. Het bestuursorgaan roept de AV bijeen 

Die oproeping doe je schriftelijk, per mail of per brief. Vergeet niet om dat minstens 15 dagen vooraf te doen. Misschien zijn de statuten van je vereniging strenger? In dat geval hou je je aan die regels. Naast de oproepbrief stuur je ook de agenda van de vergadering mee. Download een model van oproeping op deze pagina.

2. De vergadering zelf 

Van iedere algemene vergadering moet je notulen opmaken. Duid dus vooraf iemand aan die die taak opneemt. Tijdens de AV zullen je leden de agendapunten bespreken en beslissingen nemen. Wie niet aanwezig kan zijn, kan iemand anders een volmacht geven. Normaal beslissen de leden bij een gewone meerderheid van de stemmen, maar in sommige gevallen is een bijzondere meerderheid vereist.

3. Jaarrekening en begroting 

Eén van de bevoegdheden van de AV is de jaarrekening en de begroting goedkeuren. Zodra die zijn goedgekeurd, dien je ze in bij de griffie van de Ondernemingsrechtbank. Dat is volledig kosteloos.  

4. Publicatieplicht 

Bij bepaalde beslissingen heb je als vzw een publicatieplicht. Bijvoorbeeld bij een statutenwijziging of bij de benoeming of het ontslag van een bestuurder. Via de griffie komt er dan een publicatie in het Belgisch Staatsblad. Hier zijn wel kosten aan verbonden.

5. Nieuwe leden 

Heeft de AV nieuwe leden aanvaard? Vergeet die dan niet op te nemen in het ledenregister. Het ledenregister hou je bij op de zetel van de vzw. Ook de notulen van de algemene vergadering hou je daar bij en dat voor minstens 5 jaar.
 

Download

Document niet zichtbaar

Dit document is enkel te downloaden door personen die ingelogd zijn als ambtenaar, student, sportclubbestuurder of medewerker van een federatie die lid is van de Vlaamse Sportfederatie. Of koop een jaarlicentie aan en krijg toegang tot alle documenten en online brochures.

Ook interessant
Digitalisering
Mag je je leden ook schriftelijk of digitaal samenroepen? Ja, dat mag!
Vzw
Tijd om te stemmen! Afhankelijk van de beslissing die je wil maken, is een specifieke meerderheid nodig.
Vzw
Wanneer roep je al je leden samen? De algemene vergadering neemt dan bepaalde beslissingen.

 

De Vlaamse Sportfederatie zit in een nieuw jasje!
Zelfde team, zelfde spirit, zelfde ondersteuning.
Voor sportfederaties én voor sportclubs (vroeger ‘Dynamo Project’).
Vanaf nu onder één naam: de Vlaamse Sportfederatie.
One team!

Afbeelding
Vlaamse Sportfederatie