Hoe organiseer je een algemene vergadering?

We overlopen even de verschillende stappen die je moet nemen. Zo zie je niets over het hoofd!

1. Het bestuursorgaan roept de AV bijeen 

Die oproeping doe je schriftelijk, per mail of per brief. Vergeet niet om dat minstens 15 dagen vooraf te doen. Misschien zijn de statuten van je vereniging strenger? In dat geval hou je je aan die regels. Naast de oproepbrief stuur je ook de agenda van de vergadering mee. Download een model van oproeping op deze pagina.

2. De vergadering zelf 

Van iedere algemene vergadering moet je notulen opmaken. Duid dus vooraf iemand aan die die taak opneemt. Tijdens de AV zullen je leden de agendapunten bespreken en beslissingen nemen. Wie niet aanwezig kan zijn, kan iemand anders een volmacht geven. Normaal beslissen de leden bij een gewone meerderheid van de stemmen, maar in sommige gevallen is een bijzondere meerderheid vereist.

3. Jaarrekening en begroting 

Eén van de bevoegdheden van de AV is de jaarrekening en de begroting goedkeuren. Na goedkeuring, dien je de jaarrekening in bij de griffie van de Ondernemingsrechtbank. Dat is volledig kosteloos. De begroting is een intern document en moet je dus niet publiceren.

4. Publicatieplicht 

Bij bepaalde beslissingen heb je als vzw een publicatieplicht. Bijvoorbeeld bij een statutenwijziging of bij de benoeming of het ontslag van een bestuurder. Via de griffie komt er dan een publicatie in het Belgisch Staatsblad. Hier zijn wel kosten aan verbonden.

5. Nieuwe leden 

Heeft de AV nieuwe leden aanvaard? Vergeet die dan niet op te nemen in het ledenregister. Het ledenregister hou je bij op de zetel van de vzw. Ook de notulen van de algemene vergadering hou je daar bij en dat voor minstens 5 jaar.