Mag je de identiteitskaart vragen of inlezen?

Privacy
Sportclubs
Sportfederaties

Juiste gegevens zijn belangrijk. Maar hoe dikwijls merken we pas na jaren op dat een typfout is geslopen in bijvoorbeeld de naam of geboortedatum van een sporter? Iemands identiteitskaart inlezen is handig om die fouten te vermijden. Maar mag dat? Mag je een kopie van de kaart nemen?

Identiteitskaart inlezen

Het is toegelaten een identiteitskaart te vragen voor het correct noteren van gegevens. Je mag het echter niet verplichten, tenzij je daar gegronde redenen voor hebt. Het inlezen gebeurt op vrije toestemming van het lid. Zorg er ook voor dat het lid de gegevens kan inkijken.

De toestemming moet vrij zijn. Dat betekent dat een persoon die weigert in te stemmen met het lezen van zijn of haar identiteitskaart, toch in de gelegenheid moet worden gesteld om de dienst te laten verrichten. Voorzie in een alternatief voor wie liever geen kaart laat inlezen. Dit kan bv. door het invullen van een inlichtingenfiche, een webformulier, … Er mogen geen nadelige gevolgen voor hem/haar ontstaan door zijn/haar weigering om toestemming te geven.

Bovendien, als je je diensten aanbiedt via een applicatie die het gebruik van de identiteitskaart vereist, moet hen een alternatief worden aangeboden dat het gebruik van de identiteitskaart niet vereist.

Bij het inlezen is het belangrijk enkel die gegevens in te lezen die je nodig hebt en waarvoor je een toestemming hebt ontvangen. Je mag dus niet zomaar het rijksregisternummer, de foto of de digitale vingerafdruk inlezen. Zorg ervoor dat je privacybeleid een weerspiegeling is van welke gegevens je zal bewaren en welke verwerkingen je zal doen.

Daarnaast dien je te zorgen dat het inlezen van gegevens op een veilige manier gebeurt, rekening houden met de principes 'privacy by design' en 'privacy by default'. Zo dien je bij voorbeeld te voorkomen dat meer gegevens worden gelezen of opgeslagen dan noodzakelijk, en dat de toegang beperkt is tot wie dit echt nodig heeft.

Identiteit controleren

Bij competitie, dopingcontrole, … kan het belangrijk zijn de exacte leeftijd en identiteit te controleren. Daarvoor is het inlezen van de identiteitskaart normaal gezien niet nodig en volstaat de visuele controle van de identiteitskaart of een ander identiteitsbewijs.

Het is daarbij niet toegestaan een kopie te maken van de identiteitskaart. Enkel bijvoorbeeld banken hebben hiervoor een toelating ontvangen van de wetgever.

Afbeelding
E-id card

Mag je de identiteitskaart vragen als waarborg of onderpand bij het uitlenen van materiaal?

Je leent materiaal uit en je wil zeker zijn dat je het terugkrijgt. Dikwijls wordt dan een identiteitskaart als onderpand gevraagd. Je krijgt dan je identiteitskaart terug wanneer je het materiaal terugbrengt.

Maar, als je ouder bent dan 15 jaar, ben je verplicht je identiteitskaart altijd op zak te hebben. Dus ook terwijl je materiaal leent. Daardoor is het duidelijk: Het is nooit toegelaten om een identiteitskaart als waarborg of onderpand te vragen.

Zoek hiervoor naar een alternatief: noteren van wie wat ontleende, een financiële waarborg, lidkaart als waarborg, ...

Op de website van de GBA staan nog meer voorbeelden, en wordt verder in detail gegaan wat toegelaten is:
eID | Gegevensbeschermingsautoriteit

Ook interessant
Privacy
Doorloop de verschillende stappen om de werking van je sportorganisatie in kaart te brengen en de documentatie ...
Privacy
Beschrijf je verwerkingen in het verwerkingsregister. Het vormt voor een groot deel de documentatie van je ...
Privacy
Informeer op een een beknopte en gemakkelijk toegankelijke vorm de betrokkenen over de verwerkingen van ...

 

De Vlaamse Sportfederatie zit in een nieuw jasje!
Zelfde team, zelfde spirit, zelfde ondersteuning.
Voor sportfederaties én voor sportclubs (vroeger ‘Dynamo Project’).
Vanaf nu onder één naam: de Vlaamse Sportfederatie.
One team!

Afbeelding
Vlaamse Sportfederatie