Evaluatie verplichting DPO

Privacy
Sportclubs
Sportfederaties

Sommige organisaties worden door de GDPR verordening verplicht om een een functionaris voor gegevensbescherming aan te stellen, ook wel de Data Protection Officer (kort: DPO) genoemd. De DPO moet de organisatie bijstaan bij het toezicht op de naleving van de GDPR binnen de organisatie (een soort preventieadviseur voor privacy) (art. 37-39 GDPR)

Er zijn verschillende situaties waarin de GDPR de aanstelling van een DPO verplicht aan organisaties.

Dat neemt niet weg dat je in elk geval (los van de verplichting om al dan niet een DPO te hebben) ALLE (gevoelige) persoonsgegevens in de organisatie extra moet beschermen (beveiligen via paswoorden, encrypteren, regelmatig verwijderen van oude gegevens, etc).

Via het documentEvaluatie DPO verplichtingkan je kort evalueren/documenteren of jouw sportorganisatie onder een verplichting valt. Indien je twijfelt, raden we aan om de mening van een expert in te roepen om  de situatie van jouw sportorganisatie verder te bekijken (dit kan bvb via onze GDPR begeleiding).

Zorg bij het aanstellen van een DPO dat er nooit twijfel kan ontstaan rond onafhankelijkheid (bv lid van bestuursorgaan) of onverenigbaarheid met taken (bv webmaster, ledenbeheer, ...). Een extern persoon kan hierbij helpen om deze discussie te vermijden. Je kan hiervoor intekenen op ons aanbod DPO as a Service.

Heb je geen DPO nodig, maar volgt iemand intern het thema privacy op, dan gelden deze regels niet. Zorg er dan wel voor deze persoon niet de titel DPO te geven.

Meer informatie is ook terug te vinden op de website van de GBA.

Randinfo die een invloed kan hebben op deze analyse:

Tool

Gebruik de bijlage voor het uitvoeren van deze stap.

Je kan deze tool downloaden na login. Deze is beschikbaar voor:

  • clubbestuurders aangesloten bij een erkende federatie
  • medewerkers van een sportfederatie of een sportdienst
  • gebruikers met een jaarlicentie

Document niet zichtbaar

Dit document is enkel te downloaden door personen die ingelogd zijn als ambtenaar, student, sportclubbestuurder of medewerker van een federatie die lid is van de Vlaamse Sportfederatie. Of koop een jaarlicentie aan en krijg toegang tot alle documenten en online brochures.

Ook in dit stappenplan
Privacy
Doorloop de verschillende stappen om de werking van je sportorganisatie in kaart te brengen en de documentatie ...
Privacy
Beschrijf je verwerkingen in het verwerkingsregister. Het vormt voor een groot deel de documentatie van je ...
Privacy
Informeer op een een beknopte en gemakkelijk toegankelijke vorm de betrokkenen over de verwerkingen van ...