Werken met vrijwilligers

Dat betekent ook dat een sportclub die als vzw is gestructureerd voor de sportieve werking, maar daarnaast een kantine uitbaat als besloten vennootschap, enkel vrijwilligers kan inschakelen voor de sportieve activiteiten.

Welke administratie moet je in orde brengen?

Als sportclub zal je, nog vóór de start van de activiteiten, de vrijwilliger over een aantal elementen moeten informeren. Op welke manier je dat doet, kies je zelf. Maar het is natuurlijk beter om dat schriftelijk te doen. Zo kan er geen discussie ontstaan of de informatie al dan niet werd doorgegeven. Via een vrijwilligersovereenkomst kan je duidelijke afspraken maken en op die manier weet iedereen wat zijn rechten en plichten zijn.

Daarnaast moet je ook een lijst bijhouden van je vrijwilligers. Wanneer de vrijwilligers onkostenvergoedingen krijgen, moet je de dagen waarop ze gewerkt hebben en de bedragen die ze daarvoor kregen, inschrijven. Bij een controle moet je steeds in staat zijn om de lijst van vrijwilligers voor te leggen en aan te tonen dat je de maximaal toegestane vergoedingen respecteert.  

Het vrijwilligersregister

Een makkelijke manier om je vrijwilligers op te lijsten, is het vrijwilligersregister. Dankzij die gratis tool in Excel kan je op een makkelijke manier je vrijwilligers en een lijst met betaalde vergoedingen per vrijwilliger bijhouden.  

Door telkens de uitgekeerde onkostenvergoedingen in de tool in te geven, creëer je op een makkelijke manier een overzicht van de betaalde vergoedingen per vrijwilliger, ook wel ‘nominatieve vrijwilligerslijst' genoemd.

Update model: Vanaf 1 februari 2023 gaat het decreet uittreksel strafregister in werking. Het vrijwilligersregister is door ons aangepast en bevat nu de registraties voor dit decreet.