Werken met vrijwilligers

Vrijwilligers
Sportclubs
Sportfederaties

Je wil vrijwilligers inzetten voor de dagelijkse clubwerking? Goed plan! Het betekent natuurlijk ook dat je de wettelijke bepalingen uit de vrijwilligerswet zal moeten respecteren. Wij zetten de belangrijkste principes op een rijtje!

Wie komt in aanmerking?

Je organisatie mag niet het doel hebben om winst te maken. Vzw's en feitelijke verenigingen mogen dus met vrijwilligers werken, maar vennootschappen (zoals bv’s en nv’s) mogen dat niet. Zij moeten gebruik maken van reguliere werknemers.

Dat betekent ook dat een sportclub die als vzw is gestructureerd voor de sportieve werking, maar daarnaast een kantine uitbaat als besloten vennootschap, enkel vrijwilligers kan inschakelen voor de sportieve activiteiten.

Je vrijwilligersactiviteit zelf moet aan vier voorwaarden voldoen. 

Afbeelding
Groep vrienden eet spaghetti

En wie kan aan vrijwilligerswerk doen? Simpel: vanaf het jaar waarin je 16 wordt, kan iedereen aan de slag als vrijwilliger. Je moet namelijk 15 jaar zijn en de eerste 2 jaar van het secundair onderwijs afgelegd hebben. Voor bepaalde categorieën van personen (ambtenaren, zelfstandigen, uitkeringsgerechtigden) zijn er kleine aandachtspunten.

Welke administratie moet je in orde brengen?

Ga je aan de slag met het vrijwilligersstatuut, dan legt de vrijwilligerswet je een informatieplicht op. Als sportclub zal je, nog vóór de start van de activiteiten, de vrijwilliger over een aantal elementen moeten informeren. Op welke manier je dat doet, kies je zelf. Maar het is natuurlijk beter om dat schriftelijk te doen. Zo kan er geen discussie ontstaan of de informatie al dan niet werd doorgegeven. Via een vrijwilligersovereenkomst kan je duidelijke afspraken maken.

Daarnaast moet je ook een lijst bijhouden van je vrijwilligers. Wanneer de vrijwilligers kostenvergoedingen krijgen, moet je de dagen waarop ze gewerkt hebben en de bedragen die ze daarvoor kregen, inschrijven. Bij een controle moet je steeds in staat zijn om de lijst van vrijwilligers voor te leggen en aan te tonen dat je de maximaal toegestane vergoedingen respecteert.  

Het vrijwilligersregister

Een makkelijke manier om je vrijwilligers op te lijsten, is het vrijwilligersregister. Dankzij die gratis tool in Excel kan je op een makkelijke manier je vrijwilligers en een lijst met betaalde vergoedingen per vrijwilliger bijhouden.  

Door telkens de uitgekeerde kostenvergoedingen in de tool in te geven, creëer je op een makkelijke manier een overzicht van de betaalde vergoedingen per vrijwilliger, ook wel ‘nominatieve vrijwilligerslijst' genoemd.

Afbeelding
Kasper Meyers winnaar official personality van het jaar

Uittreksel strafregister

Sinds 1 februari 2023 moet je bij iedere overeenkomst die je afsluit een uittreksel uit het strafregister (model 596.2) vragen aan je vrijwilliger, wanneer die met kinderen of jongeren zal werken binnen je sportclub.

Alle informatie over dit decreet ›

Het vrijwilligersregister (download onderaan de pagina) is aangepast en bevat ook de registraties voor dit decreet.

Download

Document niet zichtbaar

Dit document is enkel te downloaden door personen die ingelogd zijn als ambtenaar, student, sportclubbestuurder of medewerker van een federatie die lid is van de Vlaamse Sportfederatie. Of koop een jaarlicentie aan en krijg toegang tot alle documenten en online brochures.

Ook interessant
Vrijwilligers
Welke voorwaarden zijn er aan vrijwilligerswerk verbonden? En wie kan het uitoefenen?
Vergoedingen
Wat zijn de mogelijkheden om vrijwilligers correct te vergoeden? En waar hou je rekening mee?
Vrijwilligers
In deze brochure zetten we de belangrijkste principes uit de vrijwilligerswet op een rijtje.