Benieuwd naar onze aanpak van het beleidsplanningsproces?

Beleidsplan

Net als iedere sportfederatie zijn ook wij bezig aan ons eigen beleidsplanningsproces. In de periode oktober tot en met december maken we werk van de gegevensverzameling, fase 3 in het beleidsplanningsproces.

We delen graag onze eigen aanpak met jullie en geven enkele tips!

In het nieuwsbericht 'Beleidsplanning: inspiratie en leesvoer voor je gegevensverzameling' deelden we al tips, inspiratie en interessante links.

We delen ook graag onze aanpak voor de gegevensverzameling om extra inspiratie uit te halen.

 De gegevensverzameling kan je opsplitsen in vier delen (zie afbeelding hiernaast). 

Afbeelding
Beleidsplan - gegevensverzameling

Beleidsplanningsdagen

Dinsdag 24 oktober stak het personeel de koppen samen op een eerste beleidsplanningsdag in Villa Parkbos, onder begeleiding van het beleidsplanningsteam. We starten met het profiel van de organisatie: chronologisch belangrijke gebeurtenissen en externe invloeden sinds de oprichting tot heden. Niet onbelangrijk om mee te nemen in heel het proces en zeker interessant voor medewerkers die dit voor het eerst horen.

    Aan de hand van een aantal interactieve werkvormen gaan we op zoek naar een ideaal toekomstbeeld, onze belangrijke waarden en een zelfevaluatie via het 7 ‘S’ model van McKinsey. Een ideaal moment om samen vanuit verschillende invalshoeken in de spiegel te kijken.

    De werkgroep bevragingen verzette al sterk werk, om op de beleidsplanningsdag samen met het team enkele knopen te kunnen doorhakken en tot actie over te gaan. De prioriteitenmatrix stakeholders en vragenlijsten per stakeholdersgroep werden gefinetuned, om begin november de online bevragingen te lanceren en de externe stakeholders 1-op-1 te bevragen.

    De eerste maanden van 2024 kiezen we de prioritaire beleidsuitdagingen en -opties via de SWOART-analyse. Vervolgens staat begin maart een tweedaagse op het programma om samen de strategische en operationele doelstellingen te bepalen.

    TIP: al deze werkvormen en tools kan je ook terugvinden in de handleiding 'Hoe maak je een beleidsplan op'.

    Afbeelding
    medewerkers van de Vlaamse Sportfederatie in een workshop

    We gaan volop voor een sterk gedragen beleidsplan. Alle medewerkers worden betrokken tijdens 4 beleidsplanningsdagen, verspreid over het proces. Ons beleidsplanningsteam krijgt ook de ondersteuning van een paar werkgroepen. En met ons bestuursorgaan planden we vooraf momenten in waarop we hen briefen, om input vragen en beslissingen laten nemen. 

    Pieter Hoof
    Directeur Vlaamse Sportfederatie
    Afbeelding
    Teamfoto Vlaamse Sportfederatie

    3 tips voor succesvolle beleidsplanningsdag(en)

    • Plan beleidsplanningsdag(en) tijdig in en geef vooraf aan wat van het team verwacht wordt.
    • Het beleidsplanningsteam bereidt de beleidsplanningsdag(en) voor met vooropgestelde doelstellingen, dagprogramma, presentatie en interactieve opdrachten/werkvormen.
    • Maak van de beleidsplanningsdag(en) ook fijne teammomenten! Koppel er een (sportieve) activiteit aan én voorzie goeie catering, om de energie en motivatie hoog te houden.

    Leden- en stakeholdersbevragingen

    We kozen ervoor om alle federaties en clubs, maar ook sportdiensten online te bevragen. De bevragingstool LimeSurvey gaf ons de mogelijkheid om de bevragingen op maat te maken, met variatie in de vragen, zodat we alle gegevens en data overzichtelijk in dashboards kunnen verzamelen en ordenen.

    In november en december voeren we persoonlijke gesprekken met Sport Vlaanderen, kabinet Sport, BOIC, onze kennispartners, consultants, lesgevers,… Ook al deze input wordt via de tool verwerkt, zodat we tijd winnen met het verzamelen en ordenen van gegevens. Zo kunnen we in januari vlot overgaan tot de gegevensanalyse.

    Meer tips en tools voor interne en externe bevragingen

     

    Afbeelding
    gebruiker vult een vragenlijst in via zijn laptop