Hoe lang mag je gegevens bijhouden?

Privacy

Sportclubs

Sportfederaties

Deze vraag moet je in de meeste gevallen zelf beoordelen. Het basisprincipe in de privacywetgeving is: vraag enkel de gegevens op die je nodig hebt en bewaar ze slechts voor de periode die nodig is. Dat wordt het proportionaliteitsprincipe genoemd.

Bewaringstermijnen

Soms is er regelgeving die bepaalt hoe lang je gegevens moet bijhouden:

boekhouding moet je 10 jaar bijhouden
bewijs van domiciliëringen moet je 10 jaar na de laatste ontvangen betaling bijhouden
documenten over werknemers tot 5 jaar na einde contract

Voor verwerkingen zonder zo’n regelgeving bepaal je dus zelf hoe lang deze periode duurt. Zorg er wel voor dat je kan argumenteren waarom je de gegevens zo lang nodig hebt.

Een aanbeveling: bewaar lidmaatschapsgegevens tot 2 jaar na beëindiging van de lidmaatschapsovereenkomst. Sommige gegevens zullen nadien wel nog bijgehouden kunnen worden op basis van een gerechtvaardigd belang. Denk maar aan resultaten van wedstrijden, lijsten met records,…

Voor je analyse kan het opdelen in verschillende fases helpen om een duidelijk beeld te vormen.

Je kan gegevens niet eeuwig bijhouden voor actief gebruik, een termijn van bepaalde duur is dus noodzakelijk.
Geef duidelijk aan wanneer de termijn begint te lopen. Bv. bij einde lidmaatschap, bij einde werkjaar, bij ondertekening,…
Je moet de bewaartermijnen opnemen in je GDPR-verwerkingsregister en in je privacyverklaring.
Voor het opslaan en bewaren van het rijksregisternummer gelden specifieke regels.

Persoonsgegevens toch archiveren

Wil je persoonsgegevens bewaren voor statistieken? Dat mag meestal wel. Leg duidelijk vast wélke persoonsgegevens er noodzakelijk zijn. Zorg er ook voor dat de gegevens niet voor andere doeleinden gebruikt worden. Enkel wat strikt noodzakelijk is, mag je bijhouden.

Ook hier geldt: zorg dat het bijhouden van gegevens voor statistieken is opgenomen in je verwerkingsregister en privacyverklaring.

Wil je persoonsgegevens bewaren voor het historisch archief? Bv. foto's of bijzondere prestaties. Dan mag dat op basis van de uitzondering 'historisch doel'. Je verplaatst dan een deel van de gegevens (enkel wat historisch relevant is, dus niet meer dan nodig!) naar een afzonderlijk bestand of een afzonderlijke map met beperkte toegang.

Ook hier geldt opnieuw: zorg dat het bijhouden van gegevens voor historische doeleinden is opgenomen in je verwerkingsregister en privacyverklaring. Voorkom dat persoonsgegevens uit het archiefbestand toch nog voor andere dan historische doeleinden worden gebruikt.