Vraag en antwoord over de controle uittreksel strafregister

Ethiek
Vrijwilligers
Sportclubs
Sportfederaties

De invoering van de controle uittreksel strafregister voor wie met jongeren werkt, roept heel wat vragen op. We proberen hier alvast antwoord te geven op de meest voorkomende vragen.

Staat jouw vraag er niet tussen? Neem contact met ons op.

Kom af en toe eens langs op deze pagina. We vullen het lijstje aan met nieuwe, relevante vragen en antwoorden.

1. Wat moet in orde zijn op 1 februari?

Vanaf 1 februari 2023 moet iedereen die met kinderen of jongeren wil werken, een uittreksel uit het strafregister voorleggen aan de sportorganisatie waarmee hij of zij een nieuwe overeenkomst afsluit.

Voor lopende overeenkomsten moet je daardoor geen actie ondernemen.

Indien je als club bij de start van het volgende seizoen nieuwe overeenkomsten (zowel mondeling als schriftelijk) afsluit met de trainers, telt dat moment als het moment van een nieuwe overeenkomst en zal je dan het model 596.2 moeten opvragen aan wie met minderjarigen werkt.

Ga je tussentijds ook een lesgever aanduiden voor een sportkamp? Dan zal je voor deze lesgever wél al de controle moeten uitvoeren.

Terug naar overzicht ›

2. Hoe het uittreksel (model 596.2) opvragen?

  • Het uittreksel is in het voorbije jaar (365 dagen) nog niet gecontroleerd geweest door mijn organisatie
  • Doe de controle voor de aanstelling
  • Advies: duid 1 persoon aan (mandaathouder)
  • Opvragen en inkijken, maar niet bijhouden (zie FAQ 4)
    • Medewerker vraagt het uittreksel (digitaal) op via de stad/gemeente
    • Best afdrukken en niet afgeven of doorsturen
    • Maximaal 1 maand oud
    • Beoordelen van inhoud (zie FAQ 3)
  • Registreer naam en datum van de controle

Vraag het juiste model op bij de gemeente waar je ingeschreven bent in het bevolkingsregister. Het gaat hier over model 596.2 ('minderjarigenmodel') dat je nodig hebt voor specifieke activiteiten waarbij er contact is met minderjarigen.

Terug naar overzicht ›

3. Hoe het uittreksel beoordelen?

Het uittreksel is blanco

  • Er is geen beoordeling nodig. Je kan de persoon aanstellen, ook voor activiteiten met minderjarigen.

Het uittreksel is niet-blanco

  • Een beoordeling is noodzakelijk
    Hou er rekening mee dat een vermelding op het uittreksel strafregister niet sowieso betekent dat die persoon een gevaar vormt voor minderjarigen. Het is mogelijk dat bepaalde vermeldingen geen invloed hebben op de omgang met minderjarigen.
    • De vermeldingen hebben geen invloed op de functie
      Bijvoorbeeld: verkeersovertredingen, fraude…
      • Enkel registratie van naam en datum van de controle
      • Inhoud van het uittreksel niet bewaren
    • De vermeldingen hebben wel invloed op de functie
      Bijvoorbeeld: dealen van drugs (aan minderjarigen), gebruik van geweld, aanranding van de eerbaarheid…
      • De persoon niet aanstellen
      • Inhoud van het uittreksel niet bewaren
      • Wel registreren dat de controle op het uittreksel strafregister werd uitgevoerd (naam en datum)
         
  • Hou bij de beoordeling van het uittreksel uit het strafregister rekening met een aantal elementen
    1. Contextuele gegevens: feiten, verdere levensloop (bv. werk, andere veroordelingen of ervaringen…), specifieke context van de functie waarvoor de betrokkene wordt aangeworven…
    2. Tijdsverloop: de leeftijd van de veroordeling en hoe lang geleden de feiten gebeurd zijn, kunnen een tegenindicatie voor het uitoefenen van een bepaalde functie. Bijvoorbeeld een eenmalige veroordeling voor slagen en verwondingen op 20-jarige leeftijd op een uitgaansavond.
    3. Functie: is de veroordeling wegens feiten t.a.v. een minderjarige? Bijvoorbeeld veroordeling wegens boekhoudkundige fraude.
    4. Andere elementen die relevant kunnen zijn.
       

Terug naar overzicht ›

4. Moeten we bijhouden wat er op het uittreksel staat? 

Nee, je mag het uittreksel of notities over de inhoud van het uittreksel niet bijhouden. Enkel de datum van controle (en wie de controle uitvoerde) mag je bijhouden. Zo kan je snel zien of iemand binnen de sportclub in het afgelopen jaar al werd gecontroleerd.

Binnen een sportclub kan je ook overeenkomsten afsluiten met je vrijwilligers, trainers, verenigingswerkers,... Wist je dat wij modeldocumenten aanbieden om zo'n overeenkomst af te sluiten? Die zijn ook aangepast en bevatten nu de registraties voor dit decreet.

Terug naar overzicht ›


5. Welke stappen moeten we nemen als club?

Krijg in 1 oogopslag een overzicht van de verschillende stappen die je moet nemen om het uittreksel strafregister op te vragen. Heb je vragen rond een concrete stap? Je kunt hierop direct doorklikken naar het juiste hoofdstuk in het draaiboek. 

GA NAAR HET STAPPENPLAN ›

Aan de hand van enkele online vragen kom je direct te weten wat je moet doen binnen jouw club en bij wie je terecht kan met verdere vragen. Om gratis gebruik te maken van de wegwijzer moet je gewoon even aanmelden op het leerplatform. Dit neemt slechts enkele minuutjes in beslag. Daarna kun je vlot de wegwijzer doornemen.

GA NAAR DE WEGWIJZER ›

Terug naar overzicht ›

6. moeten we het uittreksel van elke medewerker opvragen?

Nee, het mag enkel bij het (op)nieuw aanstellen van een medewerker, en enkel als die voldoet aan 4 voorwaarden:

  • De medewerker is meerderjarig.
  • De medewerker begeleidt minderjarigen.
  • De medewerker begeleidt minderjarige sporters op structurele basis en heeft rechtstreeks contact met minderjarige sporters.
  • De medewerker wordt door middel van een overeenkomst (op)nieuw aangesteld (contract, vrijwilligersovereenkomst, …). Dit kan zowel schriftelijk als mondeling.

Begeleiden moet je hierbij ruim interpreteren als begeleiden, animeren of opvoeden.

Onder 'aanstelling door middel van een overeenkomst' worden minstens volgende personen bedoeld:

  • Vrijwilligers, niet enkel diegene met een vrijwilligersovereenkomst
  • Medewerkers die via een arbeidersovereenkomst aangeworven worden
  • Medewerkers die via artikel 17 aangeworven worden
  • Stagiairs die met de stageplaats een overeenkomst afsluiten
  • Medewerkers die eenzijdig benoemd worden, m.a.w. statutaire ambtenaren
  • Medewerkers die op zelfstandige basis of freelance basis samenwerking aangaan met de club
  • Een dienstverleningsovereenkomst via Sportwerk Vlaanderen of gelijkaardige organisatie

Op basis van en als aan alle 4 voorwaarden voldaan wordt, komen we tot de volgende niet-exhaustieve lijst van functies en rollen die onder het toepassingsgebied kunnen vallen:

  • Trainer, sportcoach, sportlesgever
  • Helper tijdens trainingen (bv ouder, begeleider, ...)
  • Sport(kamp)animator, sportpromotor (als de functie het geven van sportlessen inhoudt), buurtsportwerker…
  • Ploegafgevaardigde, verzorger, …
  • Jeugdsportcoördinator (als de functie het rechtstreeks begeleiden van minderjarigen inhoudt)
  • Fitness instructeur, personal sportcoach, …
  • Sportmedische of paramedische functie, sportpsycholoog, … (als zij aangesteld worden door de sportorganisatie)
  • Begeleider van G-sporters
  • Aanspreekpunt integriteit, vertrouwenspersoon, …
  • Docent bij de Vlaamse Trainersschool

Op basis van deze afbakening, kunnen we de volgende taken uitsluiten (niet-exhaustief):

  • Jury, scheidsrechter, tijdsopnemer, … (zij begeleiden een wedstrijd, niet de minderjarige zelf)
  • Kantinemedewerker, materiaalmeester, zaalwachter, onthaalmedewerker, …
  • Voorzitter, secretaris, penningmeester van een sportclub, of de jeugdsportcoördinator (als dit enkel een administratieve bestuursfunctie betreft)
  • Sportfunctionaris, zwembadbeheerder, …
  • Redder

Terug naar overzicht ›

7. Wat verstaan we onder 'nieuwe medewerker'?

Er is sprake van een nieuwe medewerker telkens een medewerker (op)nieuw aangesteld wordt.

Dat is bijvoorbeeld (maar niet uitsluitend) wanneer er een nieuwe overeenkomst (mondeling of schriftelijk) wordt afgesloten. Een medewerker die aan de hand van jaar- of seizoensovereenkomsten (mondeling of schriftelijk) wordt aangesteld zal telkens als nieuwe medewerker worden beschouwd.

Ook als het takenpakket of de inhoud van de taak van de medewerker aangepast wordt, aanziet de wetgever dit als een nieuwe aanstelling.

Terug naar overzicht ›

8. Er zijn verschillende modellen uittreksel strafregister. Is er een specifiek type nodig?

De controle van het uittreksel is specifiek gericht op het werken met minderjarigen. Daarom is enkel model 596.2 toegestaan. Dit type is het specifieke model bestemd voor de contacten met minderjarigen.

De controle in het kader van dit decreet kan niet gebeuren op basis van een ander model.

Terug naar overzicht ›

9. Wat verstaan we onder 'structurele basis'?

Om na te gaan of er 'op structurele basis' contact is met minderjarigen, moet je kijken naar het daadwerkelijke contact dat plaatsvindt, niet naar hoe het omschreven is in de overeenkomst.

Kijk, om de regelmatigheid te beoordelen, zeker niet enkel naar de duur van de overeenkomst. Ook een overeenkomst van korte duur kan tot regelmatig contact leiden. Het hoeven ook niet steeds dezelfde (groep van) minderjarigen te zijn.

Voorbeeld: Bij een overeenkomst met een sportkampmonitor zal het contact met de minderjarige sporters intensief zijn en zal dat contact sowieso een ‘contact op structurele basis’ zijn, ook al gaat het over contact gedurende slechts één week.

Terug naar overzicht ›

10. Onze vrijwilligers worden telkens voor een gans jaar aangesteld bij het begin van het seizoen (september - juni). Moeten wij nu voor hen een uittreksel opvragen? 

Nee, de controle moet gebeuren bij het opmaken van de overeenkomst (schriftelijk of mondeling). Was dit vóór 1 februari 2023, dan doe je de controle pas bij de volgende aanstelling als vrijwilliger.

Pas je de taakinhoud van de vrijwilliger aan in de loop van de huidige periode? Dan gaat het om een nieuwe aanstelling en moet de controle toch gebeuren.

Enkel in geval van een gegronde indicatie, kan je tussentijds een uitzonderlijke controle uitvoeren.

Terug naar overzicht ›

11. Moet ik een lijst van gecontroleerde trainers/begeleiders doorgeven aan mijn sportfederatie?

Nee, de registratie van de controle is enkel bedoeld voor intern gebruik. Zo kan je bijhouden of de controle uitgevoerd is, en of iemand opnieuw moet gecontroleerd worden.

Het bijhouden van deze datum kan binnen je sportclub op verschillende manieren. Wist je dat wij modeldocumenten aanbieden die in veel situaties kant-en-klaar zijn voor gebruik? Die zijn ook aangepast en bevatten nu de registraties voor dit decreet.

Enkel bij een overheidscontrole kan gevraagd worden wanneer de laatste controle doorging.

Terug naar overzicht ›

12. Ouders springen tijdens de trainingen bij. Moeten zij een ook uittreksel voorleggen?

Dat hangt er van af.

  • Als ouders enkel hun eigen kind begeleiden, doen ze dat vanuit hun rol als ouder en niet vanuit de rol als begeleider van de trainingen.
  • Als ouders verschillende kinderen begeleiden, dan worden deze ouders medewerker tijdens de activiteiten van de club en vallen ze daardoor binnen deze regelgeving. Of deze overeenkomst schriftelijk of mondeling werd gemaakt, heeft hierop geen invloed.

Deze redenering wordt doorgetrokken naar alle begeleiders, ook al is er geen vergoeding of schriftelijke overeenkomst.

Terug naar overzicht ›

13. Ik heb een buitenlandse trainer. Wat moet ik doen?

Als de trainer geen uittreksel strafregister kan aanleveren omdat deze bijvoorbeeld niet in België woont, kan een gelijkaardig attest uit dat land worden aanvaard. Voor andere lidstaten van de Europese Unie zal normaal een gelijkaardig document bestaan. Voor andere landen bestaat in de meeste gevallen een uittreksel strafregister, maar soms is de benaming anders.

Terug naar overzicht ›

14. De gemeente vraagt een retributie voor het afleveren van het document

In sommige gemeentes worden kosten aangerekend voor het afleveren van het uittreksel.

  • Vraag zeker na of er een vrijstelling is indien het voorleggen van het document verplicht is door een decreet.
  • Als het om vrijwilligerswerk gaat, is er soms een vrijstelling van de kost. Geef dit zeker door bij je aanvraag.

Terug naar overzicht ›

15. wat betekent dit decreet in de omgang met sporters die verlengd minderjarig zijn?

In het decreet is geen sprake van leeftijden, enkel van de term minderjarigen.

Het statuut van verlengde minderjarigheid bestaat echter niet meer, die artikelen uit het Burgerlijk Wetboek zijn opgeheven. Met de wet van 17 maart 2013 werd een nieuw algemeen beschermingsstatuut ingevoerd. Daarin wordt niet voorzien in een gelijkstelling met minderjarigen. De personen onder dit beschermingsstatuut worden dus als meerderjarigen beschouwd. Bijgevolg is de controle niet van toepassing op begeleiders van deze meerderjarigen.

Terug naar overzicht ›

16. Waar kunnen personen met een tijdelijke verblijfsvergunning het uittreksel opvragen?

Personen met een tijdelijke verblijfsvergunning zijn ingeschreven in het vreemdelingenregister. In dat geval hebben zij een vaste woon- en verblijfplaats en zijn ze ingeschreven in een gemeente. Bijgevolg kunnen zij een uittreksel bij die gemeente opvragen.

Asielzoekers in procedure zijn ingeschreven in het wachtregister. Zij kunnen een uittreksel uit het strafregister aanvragen bij het Centraal Strafregister.

Terug naar overzicht ›

Ook interessant
Ethiek
Vanaf 1 februari 2023 moet iedereen die met kinderen of jongeren wil werken, een uittreksel uit het ...
Ethiek
Hoe registreer je het mandaat om namens je sportclub het uittreksel van het strafregister te controleren?
Ethiek
Je controleert het uittreksel van het strafregister binnen jouw club. Maar hoe en waar moet je dit registreren ...