Vraag en antwoord over de controle uittreksel strafregister

4. Moeten we bijhouden wat er op het uittreksel staat? 

Nee, je mag het uittreksel of notities over de inhoud van het uittreksel niet bijhouden. Enkel de datum van controle (en wie de controle uitvoerde) mag je bijhouden. Zo kan je snel zien of iemand binnen de sportclub in het afgelopen jaar al werd gecontroleerd.

Binnen een sportclub kan je ook overeenkomsten afsluiten met je vrijwilligers, trainers, verenigingswerkers,... Wist je dat wij modeldocumenten aanbieden om zo'n overeenkomst af te sluiten? Die zijn ook aangepast en bevatten nu de registraties voor dit decreet.

• Mandaat toekennen voor controle uittreksel strafregister
• Vrijwilligersovereenkomst
• Overeenkomst verenigingswerk
• Overeenkomst zelfstandige trainers
• Afzonderlijk document voor registratie van de controle
• Vrijwilligersregister

Terug naar overzicht ›

6. moeten we het uittreksel van elke medewerker opvragen?

Nee, het mag enkel bij het (op)nieuw aanstellen van een medewerker, en enkel als die voldoet aan 4 voorwaarden:

• De medewerker is meerderjarig.
• De medewerker begeleidt minderjarigen.
• De medewerker begeleidt minderjarige sporters op structurele basis en heeft rechtstreeks contact met minderjarige sporters.
• De medewerker wordt door middel van een overeenkomst (op)nieuw aangesteld (contract, vrijwilligersovereenkomst, …). Dit kan zowel schriftelijk als mondeling.

Begeleiden moet je hierbij ruim interpreteren als begeleiden, animeren of opvoeden.

Onder 'aanstelling door middel van een overeenkomst' worden minstens volgende personen bedoeld:

• Vrijwilligers, niet enkel diegene met een vrijwilligersovereenkomst
• Medewerkers die via een arbeidersovereenkomst aangeworven worden
• Medewerkers die via artikel 17 aangeworven worden
• Stagiairs die met de stageplaats een overeenkomst afsluiten
• Medewerkers die eenzijdig benoemd worden, m.a.w. statutaire ambtenaren
• Medewerkers die op zelfstandige basis of freelance basis samenwerking aangaan met de club
• Een dienstverleningsovereenkomst via Sportwerk Vlaanderen of gelijkaardige organisatie

Op basis van en als aan alle 4 voorwaarden voldaan wordt, komen we tot de volgende niet-exhaustieve lijst van functies en rollen die onder het toepassingsgebied kunnen vallen:

• Trainer, sportcoach, sportlesgever
• Helper tijdens trainingen (bv ouder, begeleider, ...)
• Sport(kamp)animator, sportpromotor (als de functie het geven van sportlessen inhoudt), buurtsportwerker…
• Ploegafgevaardigde, verzorger, …
• Jeugdsportcoördinator (als de functie het rechtstreeks begeleiden van minderjarigen inhoudt)
• Fitness instructeur, personal sportcoach, …
• Sportmedische of paramedische functie, sportpsycholoog, … (als zij aangesteld worden door de sportorganisatie)
• Begeleider van G-sporters
• Aanspreekpunt integriteit, vertrouwenspersoon, …
• Docent bij de Vlaamse Trainersschool

Op basis van deze afbakening, kunnen we de volgende taken uitsluiten (niet-exhaustief):

• Jury, scheidsrechter, tijdsopnemer, … (zij begeleiden een wedstrijd, niet de minderjarige zelf)
• Kantinemedewerker, materiaalmeester, zaalwachter, onthaalmedewerker, …
• Voorzitter, secretaris, penningmeester van een sportclub, of de jeugdsportcoördinator (als dit enkel een administratieve bestuursfunctie betreft)
• Sportfunctionaris, zwembadbeheerder, …
• Redder

Terug naar overzicht ›

8. Er zijn verschillende modellen uittreksel strafregister. Is er een specifiek type nodig?

De controle van het uittreksel is specifiek gericht op het werken met minderjarigen. Daarom is enkel model 596.2 toegestaan. Dit type is het specifieke model bestemd voor de contacten met minderjarigen.

De controle in het kader van dit decreet kan niet gebeuren op basis van een ander model.

Terug naar overzicht ›

10. Moet ik het uittreksel ieder jaar opvragen van de trainers of medewerkers?

Het decreet bepaalt dat je een controle moet uitvoeren bij een nieuwe aanstelling of wanneer de inhoud van de overeenkomst wijzigt. Hoe lang je de medewerker reeds kent of hoeveel jaar die persoon al actief is voor de sportclub, is niet relevant.

In de sportsector is het gebruikelijk om te werken met overeenkomsten per werkjaar of sportseizoen. In dat geval zal je jaarlijks, voor de start van het seizoen, het uittreksel strafregister moeten opvragen.

Daarnaast mag je de controle ook maximaal 1 keer per jaar uitvoeren. Werk je dus met meerdere contracten per jaar (bijvoorbeeld een begeleider bij verschillende sportkampen), dan mag je alleen bij de eerste aanstelling in dat jaar het uittreksel strafregister opvragen.

Terug naar overzicht ›

12. Ouders springen tijdens de trainingen bij. Moeten zij een ook uittreksel voorleggen?

Dat hangt er van af.

• Als ouders enkel hun eigen kind begeleiden, doen ze dat vanuit hun rol als ouder en niet vanuit de rol als begeleider van de trainingen.
• Als ouders verschillende kinderen begeleiden, dan worden deze ouders medewerker tijdens de activiteiten van de club en vallen ze daardoor binnen deze regelgeving. Of deze overeenkomst schriftelijk of mondeling werd gemaakt, heeft hierop geen invloed.

Deze redenering wordt doorgetrokken naar alle begeleiders, ook al is er geen vergoeding of schriftelijke overeenkomst.

Terug naar overzicht ›

14. De gemeente vraagt een retributie voor het afleveren van het document

In sommige gemeentes worden kosten aangerekend voor het afleveren van het uittreksel.

• Vraag zeker na of er een vrijstelling is indien het voorleggen van het document verplicht is door een decreet.
• Als het om vrijwilligerswerk gaat, is er soms een vrijstelling van de kost. Geef dit zeker door bij je aanvraag.

Terug naar overzicht ›